Op het Factuurcongres 2016 heeft het ministerie van Economische Zaken (EZ) bekendgemaakt dat de eerste verplichte e-facturen eind 2016 verstuurd moeten worden. Het gaat hierbij uitsluitend om de facturen voor producten die uw organisatie aan de overheid heeft geleverd. Er zijn eveneens maatregelen getroffen om e-facturering ook toe te passen op transacties tussen organisaties.
Nadat uw organisatie een product heeft verkocht aan een overheidsorganisatie, verstuurt u een factuur (tool). In het artikel Nieuwe e-facturen: nog 6 weken overstaptijd vindt u de recentste informatie.
Als gevolg van een nieuwe Europese richtlijn moeten nota’s voor de overheid vanaf 2017 verplicht in de vorm van een e-factuur worden verstuurd. Om dit te realiseren moet de nieuwe richtlijn voor eind 2018 in de wetgeving worden verwerkt. De Aanbestedingswet wordt daarom in overeenstemming gebracht met de nieuwe richtlijn. Vooruitlopend op deze wijziging wordt er eind 2016 al in de algemene voorwaarden bij de transacties met de overheid bepaald dat uw organisatie gebruik moet maken van e-facturering. Elektronisch factureren is vanaf eind 2018 ook van toepassing op de bestaande contracten. In aanvulling op deze verplichting heeft het ministerie van EZ afspraken gemaakt met koepel- en brancheorganisaties (tool). Deze afspraken moeten ervoor zorgen dat e-facturering ook wordt gebruikt bij transacties tussen organisaties (business-to-business).
Iedere e-factuur moet een verplicht aantal standaard elementen bevatten: gegevens over de verkoper en de koper, proceskenmerken, factuurkenmerken, factuurposten, informatie over de levering, betalingsdetails en betalingsvoorwaarden. In de richtlijn is aangegeven dat het mkb ook van de elektronische facturering bij overheidsopdrachten moet kunnen profiteren. Er is daarom aangesloten op een aantal gebruiksvriendelijke systemen. Zo kunt u voor het versturen van facturen naar de Rijksoverheid of Rijksdienst bijvoorbeeld gebruikmaken van Digipoort. Dit is een elektronisch postkantoor van de overheid dat de berichten ontvangt, de controle op een aantal vereisten verzorgt en de ontvangst bevestigt. Lagere overheden en andere aanbestedende diensten mogen de vormgeving van het werkproces zelf bepalen.