Ook achterkant paspoort moet in administratie

11 mei 2016 Door redactie

Van de nieuwste versie van het paspoort moeten werkgevers niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk omdat het burgerservicenummer (BSN) tegenwoordig op de achterkant staat.

Het uiterlijk van paspoorten is onlangs aangepast: in de nieuwste versie staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers die een nieuwe werknemer in dienst nemen, om aan de identificatieplicht te voldoen zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren en de kopie ervan moeten bewaren in de salarisadministratie.

Op tijd voldoen aan identificatieplicht

De werkgever moet vóór de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet hij bovendien zorgvuldig te werk gaan. Maakt hij een verkeerde kopie, dan kan hij te maken krijgen met het hoge anoniementarief. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is volgens de Hoge Raad niet nodig. Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig.

Niet altijd kopie maken en bewaren

Let op: van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten en andere ingeleende werknemers mogen werkgevers geen kopie maken en bewaren. Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden. 

Proefabonnement Salaris Rendement

Gerelateerd aan dit nieuwsartikel

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Identificatieplicht
    • Videocollege 6 minuten

    De identificatieplicht houdt in dat werkgevers de identiteit van nieuwe werknemers moeten vaststellen. De identificatieplicht bestaat uit drie delen: de verificatieplicht, de bewaarplicht...

Heeft u een vraag over Identificatieplicht?

Carlijn Schreuder

Advocaat arbeidsrecht

Marxman Advocaten
Adviseur is nu beschikbaar