Gaat een werknemer op vakantie met een vervangende auto van de zaak, dan kan hij gebruikmaken van een gebruikersovereenkomst ‘Verklaring tijdelijk vervangend auto van de zaak’. Zo voorkomt de werknemer dat hij te maken krijgt met een bijtelling voor het privégebruik van de zakelijke auto én voor de vervangende vakantieauto.
Als een werknemer zijn auto van de zaak privé mag gebruiken, moet zijn werkgever meestal een bijtelling (tool) op zijn loon toepassen. Rijdt de werknemer gewoonlijk in een elektrische auto of in een relatief kleine auto, dan wil hij deze auto misschien vervangen door een grotere auto voor zijn vakantiereis. Als de werkgever hem een andere auto ter beschikking stelt, vindt ook over die auto een tijdelijke bijtelling plaats. Deze dubbele bijtelling kan de werknemer voorkomen door samen met de werkgever de gebruikersovereenkomst tijdelijk vervangend auto van de zaak (tool) in te vullen. De autopapieren en sleutels van de zakelijke auto moet hij dan ook bij de werkgever inleveren.
Rijdt de werknemer per kalenderjaar minder dan 500 kilometer in zijn ter beschikking gestelde auto van de zaak, dan mag de werkgever de bijtelling achterwege laten als de werknemer een rittenadministratie (tool) bijhoudt. Werkgevers moeten deze rittenadministratie bewaren bij de loonadministratie. Ook deze werknemer mag een tijdelijk vervangende auto gebruiken. Als hij met een vakantieauto meer dan 500 kilometer in hetzelfde kalenderjaar rijdt, moet de werkgever echter wel over het gehele jaar rekening houden met de bijtelling.
Het privévoordeel van een personenauto van de zaak is loon in natura waarvoor een forfaitaire waardering geldt. De bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak kan de werkgever nooit als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor het privégebruik, dan moet zijn werkgever dat bedrag van de bijtelling aftrekken. Een eventuele eigen bijdrage moet de werkgever wel van te voren met de werknemer hebben afgesproken.