Elke werkgever wenst dat zijn werknemers het werk zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Een eerste stap voor de werkgever is al gezet, want bijna een derde van de werknemers wil graag efficiënter werken. Doen ze het werk ook nog eens effectief, dan presteert de organisatie optimaal.
Wat wordt precies verstaan onder efficiënt werken? De meningen verschillen daarover, met name tussen werkgevers en werknemers. In een onderzoek van onderzoeksbureau Effectory zijn onder meer de stellingen geponeerd of hun organisatie efficiënt gebruik maakt van hun middelen en of de werkzaamheden goed zijn georganiseerd. De gemiddelde score onder werknemers kwam uit op een 5,3 en onder leidinggevenden op een 6,8.
Volgens het onderzoeksbureau komt het verschil voort uit de positieve benadering van leidinggevenden. Daarmee willen ze hun eigen werk onderstrepen, maar ook voorkomen dat werknemers gedemotiveerd raken. Bovendien hebben zij een helikopterview van de organisatie en daardoor een beter beeld waarom bepaalde processen minder efficiënt verlopen. Werknemers oordelen vanuit de praktijk en ervaren van dichtbij dat regels of procedures zorgen voor inefficiëntie. Daarbij missen zij bepaalde informatie voor een volledig beeld van de organisatieprocessen om hun ervaring te kunnen relativeren.
Het is aan de leidinggevende om dit beeld compleet te maken en werknemers dus regelmatig te informeren over het totaalplaatje. Door dit gesprek aan te gaan, krijgt de leidinggevende op zijn beurt een beter beeld van de processen in de praktijk. Op basis van deze wisselwerking kunnen werknemers en leidinggevenden hun ideeën over efficiënt werken (tool) gelijk trekken. Het in kaart brengen van werkprocessen in het licht van de organisatiedoelen is dan een eerste stap.
Niet alleen efficiëntie is van belang voor de organisatie, maar ook effectiviteit. Bij efficiëntie wordt het werk op de beste of snelste manier uitgevoerd. Effectief werken houdt juist in dat werknemers en leidinggevenden hun tijd besteden aan de juiste dingen. Dit kan ertoe leiden dat sommige taken moeten worden gedelegeerd (e-learning). Als iedereen binnen de organisatie vervolgens de juiste taken doet op de beste of snelste manier, functioneert de organisatie optimaal.