In de Arbeidstijdenwet (ATW) is bepaald dat een werkgever een ‘deugdelijke registratie’ moet voeren voor de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers. Voor deze registratie geldt een bewaartermijn.
De registratieverplichting uit de ATW is vormvrij: de werkgever kan zelf beslissen hoe hij de tijden registreert, zolang uit de registratie af te leiden is of zijn organisatie zich aan de voorschriften houdt. De werkgever moet in principe voor elke werknemer een registratie bijhouden. Maar als er een vast basisrooster op papier staat en werknemers altijd op dezelfde tijden werken, hoeft de werkgever alleen afwijkende arbeidstijden te registreren. In artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit (ATB) staat hoelang de werkgever die gegevens moet bewaren:
De werkgever en de persoon als bedoeld in artikel 2:7, eerste lid, van de wet bewaart de gegevens en bescheiden met betrekking tot de in artikel 4:3 van de wet neergelegde registratieverplichting ten minste 52 weken, gerekend vanaf de datum waarop de desbetreffende gegevens en bescheiden betrekking hebben.
De werkgever is dus verplicht om de arbeids- en rusttijdenregistratie minstens 52 weken te bewaren. Die termijn van 52 weken begint te lopen vanaf het moment waarop de geregistreerde arbeids- en rusttijden plaatsvinden. Uit de bepaling blijkt dat die termijn ook kan gelden voor zelfstandigen. De plicht om arbeids- en rusttijden voor een bepaalde tijd te bewaren, moet ervoor zorgen dat de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) in staat is te controleren of werkgevers en werknemers de ATW op de juiste manier naleven. Is er geen (juiste) registratie, dan heeft de NLA de mogelijkheid om een boete op te leggen. Daarnaast kan het ontbreken van een tijdsregistratie de werkgever duur komen te staan in bijvoorbeeld een rechtszaak over het aantal overwerkuren.
Voor een correcte registratie moet de NLA de arbeids- en rusttijden van individuele werknemers kunnen achterhalen. In de registratie zijn de feitelijke begin- en eindtijden van het werk en het totaal aan pauze te zien. Registratie is mogelijk door bijvoorbeeld (over)werkbriefjes of een urenregistratiesysteem. Mist de urenregistratie, dan probeert de NLA op een andere manier vast te stellen of de organisatie aan de ATW voldoet (tool). In het ATB zijn voor sommige sectoren wel aparte registratieregels opgenomen, zoals voor het onderwijs en wegvervoer.
In de rubriek 'De kleine lettertjes van' behandelt Rendement een bijzondere bepaling uit een wet, besluit of regeling. In deze editie: de bewaartermijn van de registratie van arbeids- en rusttijden.
Meer informatie over arbeidstijden, pauzetijden en rusttijden vindt u in de toolbox Zo houdt uw organisatie zich aan de Arbeidstijdenwet.
Meer informatie over de regels voor de bewaarplicht en bewaartermijnen vindt u in de toolbox Snel aan de slag met de bewaarplicht en de AVG.