De beste truc om eenheid tijdens een meeting te creëren

16 mei 2018 Door redactie

Het kan nogal wat voeten in de aarde hebben om in een vergadering alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Het is makkelijker om draagvlak te krijgen voor een nieuw voorstel als de gesprekspartners er niet door worden overdonderd.

Vergaderingen willen nog al eens lang duren, veel langer dan noodzakelijk is (tool). Dit kan komen door een gebrekkige agenda, matige leiding van de voorzitter of doordat de neuzen maar moeizaam dezelfde kant op te krijgen zijn. Dit laatste is met een simpele truc te voorkomen. Daarbij is het allereerst belangrijk om te weten dat mensen over het algemeen tijd nodig hebben om ergens over na te denken of er enthousiast over te worden.

Weerstand tegen nieuwe voorstellen voorkomen

Het is daarom niet handig om de aanwezigen in een vergadering te overvallen met een nieuw idee of een voorstel voor veranderingen binnen de organisatie. Hun eerste reactie zal vaak zijn om de hakken in het zand te zetten. Dat kan leiden tot negatieve reacties, pittige vragen en tegenwerking.
De truc om zulke weerstand en oeverloze discussies te voorkomen, is om ervoor te zorgen dat het gespreksonderwerp al vóór de vergadering bekend is. Dat kan door mensen – bijvoorbeeld via een memo – van het voorstel op de hoogte stellen.

Waardevolle informatie uit reacties op pitch

Een alternatief is om het idee eerder al, officieus, persoonlijk te pitchen bij een aantal betrokkenen. Uit de reacties daarop valt al veel waardevolle informatie af te leiden:

  • Zijn er knelpunten?
  • Zijn er dingen over het hoofd gezien?
  • Is het de juiste tijd voor dit nieuwe project of voor deze verandering?
  • Wie steunt het en wie is tegen?

Meer draagvlak door goede voorbereiding

Door al voor de vergadering met die feedback aan de slag te gaan, komt het voorstel uiteindelijk beter uit de verf. Mogelijke tekortkomingen zijn immers al in de kiem gesmoord. Daarnaast is er meer kans op steun omdat de gesprekspartners uit de vergadering (e-learning) zich betrokken voelen bij dit project of idee omdat ze er al van afweten.

Bijlagen bij dit bericht

Proefabonnement MT Rendement

Gerelateerd aan dit nieuwsartikel

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Effectief vergaderen deel 1
    • Videocollege 20 minuten

    Wist u dat vergaderen ook wel eens 'de duurste manier van communiceren' genoemd wordt? Iedere organisatie en individu heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt...

  • Effectief vergaderen deel 2
    • Videocollege 41 minuten

    Wist u dat vergaderen ook wel eens 'de duurste manier van communiceren' genoemd wordt? Iedere organisatie en individu heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt...

  • Effectief vergaderen deel 3
    • Videocollege 31 minuten

    Wist u dat vergaderen ook wel eens 'de duurste manier van communiceren' genoemd wordt? Iedere organisatie en individu heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt...

Heeft u een vraag over Vergaderen?

Laurens van der Horst

Eigenaar, trainer, communicatiespecialist

Bureau Spraakwater
Adviseur is nu beschikbaar