Telefoonlijst op de algemene schijf: mag dat onder de AVG?

12 juni 2018 Door redactie

Heeft uw organisatie een lijst met de (privé)telefoonnummers van werknemers op de algemene schijf staan, dan zorgt dit voor een inbreuk op de privacy van deze werknemers. Is dit onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) nog toegestaan?

Eén van de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens onder de AVG is dat uw organisatie voor de verwerking – in dit geval het bewaren van de telefoonlijst – een gerechtvaardigd belang heeft. Zo’n belang kan zijn dat het voor een goede bedrijfsvoering vereist is dat werknemers elkaar kunnen bereiken. Het is echter de vraag of er geen andere manieren zijn om dit doel te bereiken. Bijvoorbeeld door alleen de HR-afdeling of een leidinggevende toegang te geven tot deze gegevens. Op het moment dat het nodig is, kan de HR-adviseur of leidinggevende dan namens een werknemer contact opnemen met de betreffende collega.

Niet meer informatie opslaan dan strikt noodzakelijk

In de praktijk kan dit nog steeds tot onhandige situaties leiden als een werknemer op een onverwachts moment een collega wil bereiken en de HR-adviseur of leidinggevende niet bereikbaar is. In de AVG (tools) is niet expliciet vastgelegd hoe uw organisatie hiermee moet omgaan. Wel is duidelijk dat uw organisatie terughoudend moet zijn met het openbaar delen van gegevens van werknemers. Kiest uw organisatie ervoor om de telefoonlijst op de algemene schijf te bewaren, dan zal de werkgever in elk geval het gerechtvaardigd belang hiervoor moeten kunnen onderbouwen. Bovendien is het belangrijk om niet meer informatie in het bestand op te slaan dan strikt noodzakelijk is. Het is bijvoorbeeld niet nodig om naast het telefoonnummer ook de adresgegevens van de werknemer in het bestand te bewaren.  

Toestemming zeer beperkte waarde door gezagsverhouding

Het is uiteraard ook mogelijk om toestemming te vragen aan werknemers voor het opslaan van hun telefoonnummer in een bestand op de algemene schijf. Vanwege de gezagsverhouding die in de relatie tussen de werkgever en werknemer bestaat, is het echter verstandiger om de verwerking van persoonsgegevens op een andere grondslag uit de AVG (e-learning) te baseren.

Bijlagen bij dit bericht

Gerelateerd aan dit nieuwsartikel

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Wet- en regelgeving voor ondernemers
    • Videocollege 29 minuten

    De cursus 'Wet en regelgeving voor ondernemers' bespreekt achtereenvolgens de hoofdzaken van de Arbowet, de Wet bescherming persoonsgegevens, Regelgeving voor bedrijf en omgeving en...

  • Meldplicht datalekken
    • Videocollege 7 minuten

    De meldplicht datalekken geldt sinds 1 januari 2016. Het houdt in dat uw organisatie een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er sprake is van een ernstige...

  • AVG: een introductie
    • Videocollege 14 minuten

    De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing en iedere organisatie moet hieraan voldoen. Onderschat niet de aanpassingen die uw organisatie hiervoor moet doen, want het zal een grote...

Heeft u een vraag over Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

Jan Pieter Schuitema

IT-jurist

IT-jurist
Adviseur is nu beschikbaar