Bekijk binnenkomende facturen kritisch voordat u een handtekening zet. Vooral kleine organsiaties zijn steeds vaker doelwit van criminelen die spookfacturen en nepcontracten aanbieden. De Fraudehelpdesk zette de aantallen op een rij: in 2016 waren er 2528 meldingen, in 2017 waren dat er 3575.
Als u zelf een factuur uitreikt, moet u een aantal gegevens verplicht vermelden. Deze verplichting komt voort uit de factuurvereisten voor de BTW (tool). Soms is er sprake van een spookfactuur (tool). De makers van spook- of nepfacturen gebruiken vele trucs om u te misleiden. Deze facturen voor nooit geleverde diensten of goederen worden naar veel organisaties gestuurd en leveren de makers miljoenen op.
U kunt diverse maatregelen nemen om het risico te verkleinen dat u onterecht een factuur betaalt:
Stel dat u toch een spookfactuur heeft ontvangen? Dan kunt u deze ‘overeenkomst’ vernietigen door middel van een brief (tool).
De Fraudehelpdesk signaleerde ook veel fraude rond nepcontracten. Een malafide adverteerder belt bijvoorbeeld naar een organisatie met de vraag of die het (niet bestaande) contract voor advertentieruimte wil verlengen. De organisatie weigert en tekent een schriftelijke opzegging die eigenlijk een contract blijkt te zijn. Of een organisatie betaalt een factuur waarop in de welbekende kleine lettertjes staat dat het om een contract gaat.
De Fraudehelpdesk verwacht dat het aantal fraudegevallen in werkelijkheid nog hoger ligt. Niet alle slachtoffers melden zich namelijk. Soms blijft melding ook uit omdat de bewijslast bij de gedupeerde lag. Maar sinds 2016 is die bewijslast omgedraaid: de aanbieder van een product moet nu bewijzen dat de geboden informatie afdoende en transparant is en niet in de kleine lettertjes verstopt. De wet zorg ervoor dat zulke praktijken strafbaar zijn én dat uw organisatie makkelijker onder een overeenkomst uit kan komen als deze op misleidende wijze tot stand is gekomen. Fraudeurs kunnen maximaal twee jaar gevangenisstraf of een boete van maximaal € 81.000 riskeren. Het loont dus de moeite om fraude te melden, bijvoorbeeld bij de Fraudehelpdesk.