De vertrouwenspersoon kan zijn positie op verschillende manieren invullen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Een functiebeschrijving schept duidelijkheid voor de vertrouwenspersoon én de werknemers die zich tot de vertrouwenspersoon willen wenden. Daarin kan ook staan hoe de vertrouwenspersoon omgaat met vertrouwelijke informatie.
Voordat een vertrouwenspersoon wordt aangesteld (tool), is het belangrijk dat werkgever samen met preventiemedewerker en OR aandacht besteedt aan de rol die hij gaat vervullen in de organisatie. Een werknemer kan een vertrouwenspersoon benaderen voor problemen op twee gebieden:
Beide thema’s kunnen zowel de organisatie als werknemers veel schade toebrengen. Werknemers kunnen hun motivatie kwijtraken, angstig worden, stress ervaren en zorgen voor conflicten. Dit kan zowel fysiek als mentaal zijn weerslag hebben op de gezondheid van de werknemer. Het werk van de vertrouwenspersoon draagt direct bij aan betere arbeidsomstandigheden en aan het voorkomen van ziekteverzuim.
De taken en rol van de vertrouwenspersoon zullen per organisatie verschillen. Zo zal een organisatie waarin werknemers psychosociaal belastend werk doen – bijvoorbeeld agenten die veel te maken hebben met agressie – zich eerder richten op het eerste gebied. In de meeste gevallen heeft een vertrouwenspersoon in elk geval de volgende algemene taken: