De leidinggevende gaat een stevige onderhandeling tegemoet als hij de doelen van een werknemer wil bijstellen, zeker als dat gevolgen heeft voor bijvoorbeeld een mogelijke promotie van de werknemer. Ook bij het maken van nieuwe afspraken met externe partijen, zal de manager de juiste tactiek willen toepassen om tot een uitkomst te komen die voor allebei bevredigend is.
Een effectieve onderhandeling begint met een goede voorbereiding. De leidinggevende bedenkt dan niet alleen welke doelen hij wil bereiken, maar ook hoe hij de werknemer wil overtuigen. Daarnaast schetst hij verschillende scenario’s over het verloop van het gesprek, denkt hij na over de wensen van de werknemer, zoals een bonus of meer verantwoordelijkheid, en schat hij in welke wensen of doelen de werknemer zou willen aanpassen.
Het is belangrijk dat de leidinggevende ook nadenkt over de gemeenschappelijke belangen en wat hij wél kan doen voor de werknemer (tool). Dit is het liefst iets wat de leidinggevende weinig kost maar de werknemer erg belangrijk vindt, zoals een nieuwe taak of project. Hiermee toont de manager goodwill en dat vergroot de kans dat de werknemer bereid is om op een bepaald punt in te leveren.
Een voorbereiding op het gesprek is belangrijk, maar de sfeer tijdens het gesprek speelt eveneens een belangrijke rol. Met goed luisteren en observeren (tool) creëert de leidinggevende een prettig gesprek. Door goed te luisteren, kan de leidinggevende bovendien beter anticiperen op wat de werknemer zegt. En een gespannen, of juist ontspannen, reactie van de werknemer geeft hem een indruk van onuitgesproken doelen (tool), motieven en belangen.
Tijdens het gesprek komt de leidinggevende met een paar voorstellen, waaraan hij een aantal, harde maar niet heel belangrijke, eisen stelt. Door vervolgens de werknemer tegemoet te komen en een aantal van deze harde eisen te laten vallen, zal de werknemer zelf ook concessies doen en akkoord gaan met bijvoorbeeld een lagere bonus of andere taken.