Komt de leidinggevende met een verbeterplan op de proppen, dan mag dit voor de betreffende werknemer geen verrassing zijn. Uit eerdere gesprekken is dan al gebleken dat de werknemer tijdelijk of structureel ondermaats presteerde. Het verbeterplan schetst een helder traject, zodat de werknemer weer een stijgende lijn kan inzetten.
Als de leidinggevende regelmatig met werknemers (informeel) in gesprek gaat (tool), wordt al snel duidelijk hoe een werknemer functioneert. Laat de werknemer steken vallen en dreigt hij slecht te gaan functioneren, dan is de werkgever verplicht om hem een ontwikkel- of verbetertraject aan te bieden zodat hij weer naar behoren kan presteren. Het plan geeft antwoord op de volgende vragen:
Verder is het van belang dat het verbeterplan uitsluitsel geeft over de competenties (tool) die de werknemer moet ontwikkelen om zijn functioneren op het gewenste niveau te brengen. Verbeterpunten zijn bijvoorbeeld: niet proactief zijn, belangrijke opdrachtgevers kwijtraken, achter de feiten aanlopen, onvoldoende leiderschap tonen, weinig zelfreflectie hebben, slecht met collega’s of klanten communiceren of afspraken niet nakomen. De leidinggevende zet ook duidelijk in het plan hoe de werknemer de verbeterslag kan maken.
Tijdens het verbetertraject – dat meestal enkele maanden duurt – krijgt de werknemer alle ruimte om zijn werkwijze te verbeteren. Een training of coach aanbieden kan de werknemer een extra duwtje in de juiste richting geven. Gedurende het traject kan de leidinggevende aansturen op een positieve instelling en weet hij constructief de verbeterpunten te verwoorden, wat de kans vergroot dat de werknemer gemotiveerd is om het verbetertraject tot een goed einde te brengen.