Het rapporteren aan de achterban is wettelijk vastgelegd. De ondernemingsraad (OR) moet volgens de Wet op de ondernemingsraden de agenda van de vergaderingen, verslagen van vergaderingen en het OR-jaarverslag bekendmaken aan de bestuurder en de achterban. De werkwijze moet zijn vastgelegd in het OR-reglement.
De verplichtingen rond het publiceren van de agenda en de verslagen staan in artikel 14, lid 2f, g en h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De OR legt in het OR-reglement vast wanneer de raad de agenda rondstuurt. Dat moment mag de OR zelf bepalen, zolang het niet later gebeurt dan zeven dagen vóór de betreffende vergadering.
De OR kan werken met een agenda die alleen de onderwerpen bevat die aan bod komen tijdens de vergadering. Het opstellen hiervan gaat snel, maar een nadeel is dat de OR zo weinig informatie aan de achterban verstrekt. Het is daarom beter om met een beredeneerde agenda te werken. Daarin staan:
Met name het doel is belangrijk: dat bepaalt de voorbereiding van de OR, hetgeen waar de OR in de vergadering op stuurt en het geeft de achterban meer inzicht.
Goed rapporteren is noodzakelijk voor OR. Rapporteren over de vergadering kan op verschillende manieren. Het is daarbij slim om twee soorten notulen te maken: een uitgebreid verslag van de vergadering en een korte samenvatting met hoogtepunten. Het uitgebreide verslag is bedoeld voor de genodigden van de vergadering (aanwezig of afwezig). Dit uitgebreide verslag is ideaal om op een later tijdstip nog eens terug te lezen wat er nu exact is gezegd door wie en waarom.
Het beknopte verslag (tool) is afgeleid van het uitgebreide verslag en is bedoeld voor de achterban, aangezien de achterban zelden het gehele verslag zal lezen. Het is een prettig leesbare, beknopte versie van de vergadering met een opsommende samenvatting van alle besluiten die zijn genomen en de gestelde actiepunten. De OR kan de onderwerpen uitwerken volgens een werkwijze die aansluit bij de beredeneerde agenda: onderwerp, aanleiding, standpunt van de OR en de stand van zaken, afspraken en besluiten. Door het beknopte verslag vlak na de vergadering te versturen aan de achterban, blijven werknemers goed op de hoogte van het OR-werk en de vorderingen. Zo zijn de achterbannotulen ook een mooie voorzet voor het OR-jaarverslag (tool) dat de achterban een overzicht geeft van de inspanningen van de OR het afgelopen jaar.