Vergaderen kost relatief veel tijd, dus elke besparing is meegenomen. Het is daarom slim om stil te staan bij het doel van deze vergadering en in welke opstelling er wordt vergaderd. Niet elke opstelling is namelijk gunstig voor een prettige overlegsfeer.
Vergaderen is voor de meeste werknemers aan de orde van de dag. Een goede voorbereiding zorgt voor een effectieve vergadering (tool) en bespaart tijd. Dit geldt ook voor de manier waarop werknemers bij elkaar zitten tijdens de vergadering (tool). Een baropstelling bij een vergadering is beter voor de groepseenheid en samenwerking, een huiskamersfeer is optimaal voor gevoelige onderwerpen en de ovale tafel voldoet beter voor veel andere vergaderdoelen. Zo wordt de bijeenkomst efficiënter, nuttiger en plezieriger. Een vierkante vergaderopstelling, die vrijwel iedereen hanteert, is feitelijk de minst goede manier om te vergaderen.
De vierkante opstelling is minder gunstig dan een bar, huiskamer en ovale opstelling voor de deelnemers. Vierkant vergaderen heeft namelijk een minder gunstig effect op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer. Moet de vergadering sneller, vergader dan staand of lopend. Dat verkort een vergadering met een derde van de tijd.