Specificeer vaste kostenvergoeding goed

7 januari 2011 Door redactie

Als u bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst geen specificaties kunt overleggen van vaste kostenvergoedingen, loopt u het risico op een forse naheffingsaanslag. Zo’n vergoeding moet u immers vooraf goed specificeren. Onder de nieuwe werkkostenregeling bent u in de meeste gevallen zelfs verplicht een vaste kostenvergoeding te onderbouwen met een steekproefsgewijs onderzoek.

Als een werknemer of groepen werknemers steeds dezelfde onkosten moeten maken, is het handig om hen een vaste kostenvergoeding te geven. De hoogte hiervan moet u vooraf per kostensoort specificeren. Een recent gepubliceerde rechtszaak draaide om vaste kostenvergoedingen van een accountantskantoor. Werknemers kregen per functieniveau een bepaalde vaste kostenvergoeding. Bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst eind 2004 bleek van deze vergoedingen geen specificatie te zijn opgenomen in de administratie. Een forse naheffingsaanslag met boete voor de jaren 2001 tot en met januari 2005 was het gevolg.

Specificatie kosten wel gemaakt

Het gerechtshof in Amsterdam verwees de naheffingsaanslag echter naar de prullenmand. De raadsheren somden de regels nog eens op: bij een vaste kostenvergoeding in het oude regime voor vergoedingen en verstrekkingen moeten de kosten vooraf zijn gespecificeerd en moet er eventueel op verzoek van de Belastingdienst een steekproef ter controle plaatsvinden. De directeur van het accountantskantoor verklaarde dat er wel een specificatie was gemaakt. Ook was deze later met een steekproef gecontroleerd. Helaas waren zowel de specificatie als de resultaten van de steekproef bij een reorganisatie in 2004 spoorloos verdwenen. Wat nog resteerde waren twee memo’s aan werknemers waarop hen verzocht werd hun onkosten bij te houden.

Vaste kostenvergoeding onbelast

Het hof oordeelde mede op basis daarvan dat de vergoeding wel degelijk was gebaseerd op een onderbouwde specificatie. Dat die specificatie en de resultaten van de steekproef niet meer beschikbaar waren deed niet ter zake. De vaste kostenvergoeding voldeed gewoon aan de regels en mocht daarom onbelast blijven. Let erop dat de regels voor een vaste kostenvergoeding onder de werkkostenregeling anders zijn, zoals u ook kunt lezen in het bericht ‘Vaste vergoeding in de werkkostenregeling’.
Gerechtshof Amsterdam, 14 oktober 2010, LJN: BO9664