In het Handboek loonheffingen vindt u wel terug wanneer u onder de werkkostenregeling computers en dergelijke apparatuur onbelast mag laten. Maar bij vergissing is er niets opgenomen over apparatuur die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken. De Belastingdienst heeft de regels hiervoor kortgeleden alsnog vastgelegd.
Als uw onderneming de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen gebruikt, kunt u aan werknemers een computer met toebehoren onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zolang de werknemer de apparatuur maar voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Onder de werkkostenregeling is een vergoeding of verstrekking van apparatuur altijd belast loon voor de werknemer. Een apparaat aan de werknemer ter beschikking stellen - waarbij het apparaat eigendom blijft van de onderneming - kan volgens het Handboek loonheffingen 2011 onbelast in de volgende gevallen:
Maar wat gebeurt er als de werknemer zijn laptop ook buiten de werkplek gebruikt, bijvoorbeeld om één dag in de week thuis te werken? Daarover ontbreekt in het Handboek loonheffingen 2011 de nodige informatie. De Belastingdienst heeft daarom kortgeleden bekendgemaakt dat u apparaten in dat geval ook onbelast ter beschikking kunt stellen, zolang de werknemer aan twee voorwaarden voldoet:
Voldoet de werknemer niet aan deze voorwaarden, dan moet u de factuurwaarde (inclusief BTW) van de computer, printer, scanner, modem, fax, organiser, e-reader, pocket-pc, tablet, mininotebook of navigatieapparatuur behandelen als loon van de werknemer. Maar u kunt er ook voor kiezen om dit loon onder te brengen in de vrije ruimte.