Knelpunten van het noodzakelijkheidscriterium

Als per 1 januari 2015 de werkkostenregeling (WKR) verplicht wordt en het noodzakelijkheidscriterium wordt ingevoerd voor gereedschap en apparatuur, hoeft u nooit meer te bedenken of de tablet die u aan werknemers uitdeelt een communicatiemiddel is of onder de fiscale computerregeling valt. Maar er zijn wel andere aandachtspunten!

28 juli 2014 | Door redactie

U las in het bericht ‘Waarom gaat de vrije ruimte per 2015 naar 1,2%?’ al over de plannen van de regering om per 2015 het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium te introduceren voor  gereedschap en communicatie- en computerapparatuur. Op dit moment hangt onder de WKR de fiscale behandeling van een tablet nog af van de diameter van het scherm. Tablets met een diameter boven de zeven inch kan uw onderneming pas onbelast ter beschikking stellen bij 90% zakelijk gebruik, terwijl kleinere tablets al onbelast ter beschikking kunnen worden gesteld als het zakelijk gebruik meer dan 10% is. Vergoedingen en verstrekkingen van tablets zijn onder de WKR nu altijd belast.

Noodzakelijke apparatuur vormt geen loon meer

Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm die ervan uitgaat dat u voorzieningen die u in het kader van de bedrijfsvoering noodzakelijk vindt, aan de werknemer kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat u fiscaal rekening hoeft te houden met een eventueel privévoordeel van de werknemer. Deze voorzieningen vormen geen loon meer, dus u hoeft ze ook niet in de loonadministratie op te nemen.
Het voordeel hiervan is dat u veel meer flexibiliteit heeft in het uitdelen van apparatuur. De keerzijde van de medaille is dat het principe wordt losgelaten dat privévoordeel altijd moet worden belast. Dat kan een hoop onduidelijkheid met zich meebrengen. Er zijn straks geen lijsten meer met gedetailleerd omschreven vrijstellingen voor gereedschap en apparatuur. Wie bepaalt dan welke zaken werkelijk essentieel zijn voor het werk?

Noodzakelijke apparatuur niet in cafetariasysteem

Het noodzakelijkheidscriterium kent twee voorwaarden:

  • De werknemer moet het gereedschap of apparaat niet alleen nodig hebben, maar ook echt gebruiken voor zijn werk. Het hangt dus van zijn functie af welke vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen noodzakelijk zijn.
  • Uw onderneming moet het gereedschap of apparaat volledig betalen. Dat betekent dat u noodzakelijke vergoedingen en verstrekkingen niet in een cafetariasysteem kunt onderbrengen. In dat geval betaalt de werknemer immers mee.