OV-chipkaart staat declaratie niet in de weg

Nu steeds meer openbaar vervoer met de chipkaart als vervoersbewijs werkt, zullen veel werknemers binnen uw organisatie zich afvragen hoe zij deze kosten moeten declareren. De chipkaart is tenslotte niet zo tastbaar als een treinkaartje of strippenkaart. Geen enkel probleem!

15 oktober 2010 | Door redactie

De werkgever zelf zal zich meer zorgen maken over het feit of hij die reiskosten wel onbelast kan vergoeden. Voor reizen met het openbaar vervoer kan hij de werkelijke kosten onbelast vergoeden, óf een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer. Als uw bestuurder de werkelijke kosten vergoedt, moet hij – overeenkomstig de bewaarplicht – de originele vervoersbewijzen in de loonadministratie bewaren. Dit levert een probleem op als de werknemers die een OV-chipkaart gebruiken de reiskosten willen declareren. Daarbij ontvangen ze immers geen vervoersbewijs. Gelukkig heeft minister De Jager van Financiën onlangs bepaald dat het transactieoverzicht van reizen met de OV-chipkaart ook als bewijs kan gelden. De werknemers moeten dus steeds een overzicht maken van de transacties met hun OV-chipkaart.

Transacties opvragen

Als de werknemer een anonieme OV-chipkaart heeft, kan hij de laatste tien transacties opvragen bij een balie of verkoopautomaat van de Nederlandse Spoorwegen of een andere vervoerder waarmee hij heeft gereisd. Er kan dan een bon worden afgedrukt waarop de transacties staan. Omdat alleen de laatste tien transacties te zien zijn, moet de werknemer dit wel regelmatig doen. Heeft hij een persoonlijke OV-chipkaart, dan kan hij zijn reizen downloaden via ov-chipkaart.nl. Als hij daar een account opent, kan hij bij ‘Mijn OV-chipkaart’ zijn reis- en transactieoverzicht bekijken en afdrukken. Die print kan hij vervolgens bij de werkgever indienen.