Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft onlangs een stappenplan gepubliceerd aan de hand waarvan u de identiteit van nieuwe werknemers kunt vaststellen. Met het stappenplan wil het ministerie voorkomen dat u te weinig, of juist te veel moeite doet om de identiteit van nieuwe collega’s te controleren.
Iedere werkgever in Nederland heeft een verificatieplicht bij het aannemen van werknemers. U bent verplicht om de identiteit van nieuwe werknemers vast te stellen vóór ze in dienst komen. Als een werknemer niet juist geïdentificeerd is, loopt u het risico op boetes. Bovendien moet u dan voor de loonheffingen het hoge anoniementarief toepassen. De identificatieplicht kan soms best lastig zijn. U moet bijvoorbeeld ook controleren of een paspoort of identiteitskaart niet vervalst is. Om u op weg te helpen heeft een werkgroep van het ministerie een stappenplan ontwikkeld. Als u dat volgt zit u altijd veilig.
De vijf verplichte stappen zijn:
1. De werknemer moet een origineel en geldig identiteitsbewijs tonen.
2. Is hij geen Nederlander, dan moet u controleren of hij hier wel mag werken.
3. U gaat na of het identiteitsbewijs niet vervalst is.
4. U gaat na of het identiteitsbewijs wel hoort bij de betreffende werknemer.
5. U bewaart een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie.
Een uitgebreide toelichting per stap kunt u vinden in het rapport van de werkgroep (pdf). Kijk voor het stappenplan op pagina 16 en verder. Het ministerie gaat later voorlichtingsmateriaal ontwikkelen aan de hand van dit stappenplan, maar u kunt het dus nu al gebruiken!