U bent verplicht om een gedegen administratie bij te houden. Dit houdt ook in dat u de gegevens goed bewaart, zodat u ze te allen tijde kunt raadplegen. Lukt dat door een computerstoring niet, dan komt dat voor uw rekening. Dit blijkt ook uit een recente uitspraak van Rechtbank Noord-Holland.
In deze rechtszaak draaide het om een Italiaans restaurant. In mei 2011 kondigde de Belastingdienst aan dat ze een boekenonderzoek wilde doen bij deze vennootschap onder firma (vof). De controleur van de Belastingdienst vond dat de administratie van het restaurant niet volledig was. Er bleek namelijk geen detailinformatie meer beschikbaar te zijn over bestellingen en afrekeningen. Dit kwam door storingen in het gebruikte kassasysteem. Daardoor waren digitale bestanden met detailinformatie over omzetgegevens uit 2008 en 2009 in het geautomatiseerde bestellingen- en afrekensysteem niet meer beschikbaar. Ook ontbraken dagoverzichten van de omzet.
Volgens Rechtbank Noord-Holland vormde de door de storing niet meer beschikbare gegevens een essentieel onderdeel van de administratie van de vof. Door het ontbreken van informatie was controle van de omzet niet mogelijk. Zonder de bronbestanden van de kassagegevens kon de fiscus de volledigheid van de omzet niet verifiëren. Daardoor kon de fiscus niet controleren dat de omzet, zoals die uit de z-afslagen (de rapportage van de dagomzet) bleek, juist en volledig was. Alleen met de z-afslagen kon de vof niet volstaan. De vof voldeed daarom niet aan de wettelijke eisen van de administratie- en bewaarplicht. De nadelige gevolgen van de computerstoringen en het niet voor handen hebben van een deugdelijke back-up van de administratie kwamen voor rekening van de vof.
Rechtbank Noord-Holland, 14 mei 2014 ECLI (verkort): 4178