Als een werknemer voor zijn werk in het buitenland is, kan hij onder voorwaarden een onbelaste vaste vergoeding krijgen. In de Reisregeling Buitenland staan maximumbedragen per stad of land voor logies en voor overige kosten. Per 1 oktober 2019 zijn deze maxima weer aangepast.
Werkgevers mogen werknemers een vergoeding geven voor de kosten die zij maken tijdens een buitenlandse dienstreis. Als uw organisatie voor deze vergoeding aansluit bij het Reisbesluit Buitenland, geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Dat betekent dat de vergoeding onbelast mag blijven, en er dus geen loonheffingen hoeven te worden berekend.
Het Reisbesluit Buitenland is verder uitgewerkt in de Reisregeling Buitenland. Hierin staan de maximumbedragen die uw organisatie maximaal aan onbelaste vergoeding mag geven voor logies en overige kosten per stad, regio of land. De bedragen van de reisregeling buitenland wordt elk jaar per 1 april en per 1 oktober geïndexeerd. Per 1 oktober 2019 gelden dus nieuwe maximumbedragen. De bedragen per 1 april gelden vanaf die datum niet meer.
Er is één situatie waarin een vergoeding niet gericht vrijgesteld is: als de kosten van de overnachting niet aannemelijk gemaakt kunnen worden, staat het Reisbesluit Buitenland volgens Handboek Loonheffingen 2019 (tool) een vaste vergoeding van € 11,34 toe. Deze kosten moet de salarisadministrateur óf tot het loon van de werknemer rekenen en normaal belasten óf aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen.
Ook voor binnenlandse dienstreizen bestaat een Reisbesluit. In het Reisbesluit Binnenland wordt onderscheid gemaakt tussen de vergoeding van verschillende maaltijden, kleine uitgaven en logies. Voor de onbelaste vergoeding van binnenlandse verblijfskosten zijn de maximumbedragen per 1 januari 2019 bijgesteld.
De Reisbesluiten zijn opgesteld om de vergoedingen te regelen voor rijksambtenaren op dienstreis, maar andere werkgevers mogen deze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.