VERDIEPINGSARTIKEL

Het belang van algemene voorwaarden voor uw organisatie

Ondanks de grote diversiteit in verenigingen en stichtingen geldt dat iedereen baat heeft bij sterke algemene voorwaarden. Naast het beschermen van de juridische belangen van uw organisatie kunt u met deze voorwaarden bijvoorbeeld ook discussies met leden, donateurs, vrijwilligers of andere relaties voorkomen of beperken. Dat is ook goed voor uw imago bij deze partijen, waarvan u vaak in bepaalde mate afhankelijk bent.


6 november 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Michiel Appelhof en Floor Lintjens, advocaten bij de sectie Ondernemingsrecht bij Marxman Advocaten, www.marxman.nl


Het wijdverspreide gebruik van algemene voorwaarden geeft al een indicatie van het belang ervan. U moet bijvoorbeeld op een website eerst aanvinken dat u kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden voordat u iets online kunt bestellen. Hoewel algemene voorwaarden vaak een wat negatief imago hebben, als de bekende ‘kleine lettertjes’, die vooral dienen om ergens onderuit te komen, is het in elke sector van belang om goede algemene voorwaarden te hebben. Bij veel organisaties die actief zijn in de non-profitsector is het gebruik van algemene voorwaarden minder gebruikelijk of de algemene voorwaarden zijn al een tijdlang niet meer bijgehouden.

Vangnet en uitbreiding van de overeenkomst

Algemene voorwaarden zijn naar hun aard altijd een aanvulling op een bestaande rechtsrelatie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om typische overeenkomsten zoals een huurovereenkomst en inkoopovereenkomst.

Regelen

U kunt ook denken aan algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het lidmaatschap van een sportvereniging of de overeenkomst met een sponsor of donateur. Met algemene voorwaarden kunt u zaken regelen die bij alle vergelijkbare overeenkomsten van uw organisatie kunnen terugkomen. Denkt u daarbij niet alleen aan de voorwaarden voor opzegging van overeenkomsten en beperking van de aansprakelijkheid, maar vooral ook aan een klachtenregeling of de toegang tot een vertrouwenspersoon. Algemene voorwaarden vormen zowel een vangnet als een uitbreiding van de daadwerkelijke overeenkomst.

Passend

Dat is zonde, omdat goede algemene voorwaarden niet alleen risico’s beperken maar ook een gunstige invloed kunnen hebben op uw reputatie, imago en relatie met betrokkenen. Zeker voor partijen in de non-profitsector is het van belang om passende algemene voorwaarden te hebben. Dit geldt vooral met het oog op een tweetal maatschappelijke ontwikkelingen waar veel organisaties in de non-profitsector mee te maken hebben.

  • De eerste ontwikkeling is de tendens dat steeds meer organisaties zelf (gedeeltelijke) verantwoordelijk zijn voor het verwerven van inkomsten, door de afbouw van landelijke, regionale en lokale (subsidie)regelingen.
  • De tweede ontwikkeling is een toename van de mondigheid van de burger.

Risico

Om zelf inkomsten te verwerven treden steeds meer non-profitorganisaties actief op in het economisch verkeer. Denk daarbij aan sportverenigingen die hun accommodaties verhuren voor andere activiteiten, van kinderopvang tot teambuildingsuitjes van andere organisaties. Hoewel dergelijke activiteiten doorgaans niet tot de hoofdtaak van de organisatie behoren, is het risico meestal juist groter. Mensen gaan immers met activiteiten aan de slag die vaak nieuw voor hen zijn. De kans dat hen iets overkomt, is daardoor groter dan een ervaren lid van de sportvereniging.

Hoewel in Nederland zeker geen sprake is van een claimcultuur, lijkt er toch meer sprake van mondige burgers die sneller bereid zijn schade te verhalen. De ongelukkige val van iemand omdat een hekje rond het sportveld niet goed vaststond, kan dan een naar staartje krijgen voor uw organisatie.

Imago

Of wat te denken van de mondige burger die na een onwelgevallige discussie zijn ongenoegen breed uitmeet op sociale media? Algemene voorwaarden kunnen niet voorkomen dat mensen hun ongenoegen uiten, maar heldere voorwaarden kunnen mensen wel het gevoel geven gehoord te worden. Praktisch gezegd: liever aansprakelijkheid met een beroep op algemene voorwaarden afwijzen en daarna een bloemetje laten bezorgen, dan aansprakelijkheid moeten erkennen en een langdurige discussie moeten voeren over de opgelopen schade van de val door het hekje. U kunt zich voorstellen in welk geval het imago van uw organisatie positiever naar voren komt.

De relaties met uw organisatie wilt u goed regelen

Ongenoegen

Het voorgaande maakt duidelijk dat uw algemene voorwaarden meerdere functies kunnen hebben. Een belangrijke rol is die van proceshandleiding. Met goede algemene voorwaarden kunt u helder uiteenzetten op welke manier uw organisatie functioneert en hoe processen zijn ingericht. Iedere betrokkene kan dan een inschatting maken welke verplichtingen uw organisatie én zijzelf hebben, waar ze aan toe zijn en hoe processen binnen uw organisatie verlopen. Een typisch voorbeeld waarbij een goede procesbeschrijving helpt, is het klachttraject. Met een goede beschrijving van het traject, de termijnen en de betrokkenen binnen uw organisatie voelen klagers zich sneller serieus genomen. Doordat er geen discussie is over het traject en doorlooptijden (‘waarom heb ik nog steeds geen reactie gehad, neemt die organisatie het niet serieus?’) kan het ook over de klacht zelf gaan, in plaats van dat het ongenoegen zich (mede) richt op het traject.

Aanbieden en kennis nemen van voorwaarden

Algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard op de overeenkomsten die u met de betreffende partijen aangaat.

Als u de algemene voorwaarden voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomsten ter beschikking stelt aan de partij en in de overeenkomst opneemt dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn én de partij er kennis van heeft kunnen nemen, dan zit u goed. Als u op regelmatige basis de activiteiten van uw organisatie naloopt, kunt u eenvoudig zien of uw organisatie nieuwe activiteiten is gaan verrichten die nopen tot aanvulling van de algemene voorwaarden. Zo sluiten uw algemene voorwaarden altijd aan bij de praktijk.

Praktisch

Het opstellen van algemene voorwaarden of het toetsen van uw huidige algemene voorwaarden om te zien of deze nog voldoen, heeft dus naast een juridische ook een grote praktische component. Het in kaart brengen daarvan kost betrekkelijk weinig moeite. En na het opstellen of actualiseren van de algemene voorwaarden, kost het up-to-date houden ook weinig moeite als u de praktische component goed in kaart heeft. De volgende praktische stappen helpen u daarbij op gang.

1. In kaart brengen

Allereerst brengt u in kaart welke activiteiten uw organisatie verricht. Vaak is dat meer dan u denkt. Het doel van uw organisatie kan bijvoorbeeld het faciliteren van sportactiviteiten, het verspreiden van een (cultureel) gedachtegoed, het behartigen van groepsbelangen, het verwerven van fondsen voor een charitatief doel, het leveren van zorg, het organiseren van evenementen of het financieel steunen van een bepaalde doelgroep zijn. Uw activiteiten zijn bijna altijd veel breder dan het doel zelf. Het is dus van belang om in kaart te brengen welke activiteiten plaatsvinden om het doel te bereiken. Terug naar het voorbeeld van de sportvereniging: dan kan het zomaar voorkomen dat u ook verhuurder, evenementorganisator, horeca-ondernemer en drager van verplichtingen in de EHBO-sfeer bent. En vaak zijn er ook vrijwilligers betrokken bij uw organisatie. Deze relaties met uw organisatie wilt u goed regelen. Daarnaast is het goed om te letten op alle ‘commerciële’ transacties, dus de kantineverkopen, goodies via de website en online ticketverkoop. Als u weet wat er in uw organisatie gebeurt, waar dat gebeurt en wie dat doet, dan bent u goed op weg om het geheel in kaart te brengen.

2. Aandacht betrokkenen

Nadat u de activiteiten in kaart heeft gebracht, moet u aandacht besteden aan alle betrokkenen bij uw organisatie. Zijn dat huurders of gebruikers van uw accommodatie, leden, ouders van jeugdleden, donateurs of sponsoren? Of misschien wel klanten waarvan u allerlei gevoelige (medische) informatie ontvangt? U wilt zorgen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de relatie met alle hiervoor genoemde partijen. Het kan soms even zoeken zijn naar de manier waarop u deze partijen aan de algemene voorwaarden kunt binden. En u hoeft natuurlijk niet één set algemene voorwaarden te hebben voor alle gevallen, vaak is het passend om voor verschillende groepen een aparte set algemene voorwaarden te hebben. U wilt immers geen misverstanden over de vraag of een klachtenregeling voor leden ook openstaat voor de horecaleverancier.