De meeste OR-leden staan voor de uitdaging om hun OR-taken te combineren met hun reguliere werkzaamheden. Het is daarom belangrijk om het OR-werk zo efficiënt mogelijk in te richten. Dat kan de OR doen door een ambtelijk secretaris aan te stellen. Maar wat doet hij precies?
De ambtelijk secretaris ondersteunt de OR. Alhoewel een OR vrij is in het samenstellen van een takenpakket, zijn er een aantal taken die hij vaak voor zijn rekening neemt. Veel van die taken hebben te maken met het OR-overleg. Zo is het gebruikelijk dat de ambtelijk secretaris de agenda voor dit overleg opstelt, de notulen maakt en de schriftelijke communicatie doet namens de OR. Daarnaast onderhoudt hij het OR-archief: hij plaatst daar alle agenda’s, notulen en organisatiestukken in. Tot slot voert een ambtelijk secretaris veel werkbesprekingen.
Een ambtelijk secretaris moet duidelijk kunnen communiceren. Zo moet de agenda voor alle OR-leden duidelijk zijn. Is het doel van het agendapunt alleen informeren, dan hoeven de OR-leden niets voor te bereiden. Maar bespreekt de OR een adviesaanvraag, dan moeten de OR-leden alle ins en outs kennen. Dat gaat alleen als zij over de juiste stukken beschikken. Datzelfde geldt voor de notulen die de ambtelijk secretaris na de vergadering rondstuurt. Deze notulen moeten geen vragen oproepen bij de OR en ook duidelijk zijn voor de achterban. Het kan zijn dat de ambtelijk secretaris daarom een minder gedetailleerde versie rondstuurt naar de werknemers. De ambtelijk secretaris is niet eindverantwoordelijk voor de rondgestuurde stukken; dat is de OR.
Het basistakenpakket van een ambtelijk secretaris vereist ook het vermogen om te kunnen plannen en goed overzicht te kunnen houden. Bij het opstellen van de agenda (tool) is het belangrijk dat de ambtelijk secretaris met het dagelijks bestuur van de OR bespreekt welke onderwerpen op de lijst komen, welk onderwerp wanneer aan bod komt en hoeveel tijd er nodig is voor het bespreken van het agendapunt. Uit elke OR-vergadering volgt een lijst van actiepunten. Het is handig als de ambtelijk secretaris die lijst overzichtelijk maakt en ervoor zorgt dat elk actiepunt een deadline kent in de vorm van een datum. ‘Volgend jaar’ is tenslotte geen duidelijke deadline. De ambtelijk secretaris zorgt dat de OR de actiepuntenlijst elke vergadering bespreekt.