Als de OR toestemming heeft gekregen van de bestuurder om een ambtelijk secretaris aan te stellen, kan de sollicitatieprocedure starten. Die verloopt hetzelfde als de zoektocht naar elke nieuwe werknemer voor de organisatie.
In de vacature beschrijft de OR hoe de functie van ambtelijk secretaris eruit ziet en wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn. Bovendien stelt de OR een aantal eisen. Natuurlijk moet de ambtelijk secretaris interesse hebben in medezeggenschap en kennis hebben van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en andere wetten die belangrijk zijn voor het OR-werk, zoals de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek. Zijn Nederlands in woord en geschrift moet goed zijn en hij moet ervaring hebben met coachen en adviseren. Hij moet sterk zijn in afspraken nakomen en procedures bewaken. Tot slot moet hij het hele plaatje kunnen overzien, zowel vanuit de werknemers als de organisatie.
De ambtelijk secretaris heeft een bijzondere positie binnen de organisatie. Hij is een werknemer die volledig in dienst staat van de OR. Toch moet hij wel onder een leidinggevende vallen. Daar moet de OR afspraken over maken met de bestuurder. Zo kan de OR ervoor kiezen om de ambtelijk secretaris onder te brengen op een afdeling met meer posities die slechts door één persoon worden vervuld, zoals de bedrijfsjurist. De leidinggevende van de ambtelijk secretaris moet weten welke taken hij uitvoert en hoe een gemiddelde werkdag eruit ziet. Hij moet functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren met de ambtelijk secretaris. Daarom heeft het niet de voorkeur dat de ambtelijk secretaris direct onder de bestuurder valt, omdat de bestuurder dan indirect het OR-werk kan beïnvloeden.
De HR-afdeling en de leidinggevende gaan samen op zoek naar een ambtelijk secretaris. Omdat hij voor de OR moet gaan werken, is het verstandig om een afgevaardigde van de OR in de sollicitatiecommissie te plaatsen. De OR doet er goed aan om vooraf af te spreken hoe zwaar de stem van de OR weegt in de uiteindelijke keuze. Zo creëert de raad duidelijkheid. Is de keuze gemaakt, dan voert de leidinggevende – eventueel samen met een werknemer van de HR-afdeling – het gesprek over de arbeidsvoorwaarden. De OR maakt daar geen onderdeel van uit.