Door vooraf de agenda voor de vergadering door te sturen, kunnen OR-leden zich goed voorbereiden. Een agenda draagt bij aan een gestructureerde vergadering waarin deelnemers niet te veel afdwalen van de agendapunten.
De OR-voorzitter is meestal degene die de OR-vergadering voorzit. Hij stelt de agenda op (tool) en vraagt de overige OR-leden om agendapunten door te mailen voor een bepaalde datum en een bepaald tijdstip. Ook vraagt hij hen door te geven hoeveel tijd hij moet reserveren voor hun agendapunt. De OR-voorzitter geeft duidelijk aan wat hij van de OR-leden verwacht bij elk agendapunt: wil hij de mening van de OR-leden horen, moeten de OR-leden ideeën en oplossingen aandragen of is kennisuitwisseling het doel? Hij mailt de agenda tijdig door naar de overige OR-leden en geeft duidelijk aan of er bijlagen zijn en zo ja, wanneer hij deze bijlagen stuurt.
Bij periodieke vergaderingen staan altijd een aantal vaste punten op de agenda. Dat zijn bij het begin van de vergadering bijvoorbeeld de volgende agendapunten.
Het middengedeelte van de agenda bestaat uit de – vaak eenmalige – inhoudelijke onderwerpen. Dit deel van de agenda geeft duidelijk weer wat het doel van de vergadering is: de OR wil door de bespreking van de inhoudelijke punten de doelstellingen behalen. De afsluiting van de vergadering kent ook weer een aantal vaste agendapunten.