VERDIEPINGSARTIKEL

Nieuw voorbeeldreglement van ser nog beter toepasbaar in OR-praktijk

Iedere OR is verplicht om een reglement te maken met regels voor een correct verloop van de OR-verkiezingen en voor een goede werkwijze van de OR (artikel 8 WOR). Veel ondernemingsraden gebruiken hiervoor het voorbeeldreglement van de Sociaal-Economische Raad (SER). Het modelreglement bestaat uit 23 artikelen, elk met een concreet tekstvoorstel en een toelichting. Dit biedt uw OR goede handvatten voor het opstellen van een reglement dat past bij uw eigen organisatie.


7 mei 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Hava Arpaci en Kyra Keybets, werkzaam bij de Directie Bestuurszaken van de SER, tel.: (070) 349 97 21, e-mail: k.keybets@ser.nl, www.ser.nl


In 2020 heeft de SER zijn voorbeeldreglement herzien. De bepalingen over de verkiezingen zijn aangepast aan de Algemene verordening gegevensbescherming (toolbox). De voorbeeldtekst en toelichting over digitaal stemmen zijn vernieuwd en er zijn voorbeeldteksten toegevoegd voor het gebruik van geoormerkte zetels. Uw OR mag de voorbeeldteksten overnemen, maar dit is niet verplicht.

Persoonsgegevens & cybercriminaliteit

Het risico op cybercriminaliteit is de afgelopen jaren fors toegenomen. Dat maakt een goede bescherming van persoonsgegevens bij de OR-verkiezingen van groot belang. Daarbij krijgt uw OR of de verkiezingscommissie immers de beschikking over veel persoonsgegevens. De namen van alle kiesgerechtigde en verkiesbare personen in uw organisatie komen in het verkiezingsregister te staan. Uw OR moet hier dus zeer zorgvuldig mee omgaan.

In het nieuwe modelreglement staat een voorbeeldtekst voor het verkiezingsregister. Ook vindt u in het modelreglement een nieuwe bijlage met een voorbeeldbrief die uw OR kan gebruiken als u het verkiezingsregister gaat verspreiden in uw organisatie.

AVG zorgt voor bescherming persoonsgegevens in hele EU

Werknemers hechten veel belang aan de bescherming van hun privacy. Werkgevers zijn verplicht om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mogen gegevens alleen worden verwerkt als dat echt nodig is.

 

De AVG is een EU-verordening, die sinds 25 mei 2018 in alle lidstaten van kracht is. In de AVG is vastgelegd hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens. Organisaties die de AVG overtreden, riskeren een boete van maximaal € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet.

Verkiesbaar of kiesgerechtigd

Werknemers die willen weten of ze in het verkiezingsregister zijn opgenomen of die twijfelen of ze kiesgerechtigd zijn of zich verkiesbaar kunnen stellen, kunnen zich melden bij uw OR of verkiezingscommissie. Het is van belang dat uw OR de werknemers die zich verkiesbaar stellen goed informeert over wat er – zowel voorafgaand als na de stemming – met hun gegevens gebeurt.

Zo moet duidelijk zijn welke gegevens bij de uitslag van de stemming bekend worden gemaakt en hoe uw OR de gegevens bewaart. Vanzelfsprekend moet uw OR voorkomen dat kandidatenlijsten buiten de organisatie terechtkomen.

Elektronisch stemmen

Hoewel de WOR spreekt over een ‘schriftelijke stemming’, vinden de meeste OR-verkiezingen tegenwoordig, zeker sinds het begin van de coronacrisis, digitaal (tool) plaats. Ook daar is in het geactualiseerde modelreglement rekening mee gehouden. Het nieuwe reglement bevat namelijk ook een artikel voor raden die gebruikmaken van elektronisch stemmen (tool).

In de toelichting van het voorbeeldreglement staan de voorwaarden genoemd waaraan een geldig verkiezingstraject moet voldoen, namelijk:

  • De digitale verkiezingstool moet de toegankelijkheid van de verkiezingen garanderen.
  • De tool moet voor iedereen makkelijk in gebruik en toegankelijk zijn.
  • De informatie moet begrijpelijk zijn voor de kiezer. Een handleiding of instructievideo kan daarbij helpen.

Stemcodes bij digitaal stemmen

Om fraude bij de OR-verkiezingen tegen te gaan, doet uw raad er verstandig aan om gebruik te maken van unieke stemcodes, waarmee de kiesgerechtigde werknemers eenmaal kunnen stemmen. Ook moet het systeem kunnen registreren dat er is gestemd en door wie. De apparatuur en programmatuur die uw OR voor de verkiezingen gebruikt, moet de geheimhouding van de stemming waarborgen. Bovendien moet u ervoor zorgen dat de gegevens na een vastgestelde periode worden vernietigd.

Ook moet uw OR de privacy van de kiesgerechtigde en verkiesbare werknemers waarborgen. Daarvoor moet uw OR – voordat u de verkiezingen gaat organiseren – met de leverancier van de digitale verkiezingstool een verwerkersovereenkomst (tool) sluiten. Hierin legt u de verantwoordelijkheden schriftelijk vast. De leverancier moet bovendien een logboek bijhouden over de verschillende fasen van het proces, zodat uw OR het verkiezingsproces (toolbox) kan controleren.

Geoormerkte zetels

Organisaties kunnen beter functioneren als de OR diverser en representatiever is samengesteld. Om vertegenwoordiging van bepaalde groepen in uw OR te bevorderen, kunt u kiesgroepen (V&A) instellen. In de geactualiseerde versie van het modelreglement staat nog een andere manier om een evenredige vertegenwoordiging van uw organisatie te stimuleren, namelijk het oormerken van zetels.

Geoormerkte zetels zijn zetels die bestemd zijn voor bepaalde groepen werknemers, of bijvoorbeeld onderdelen of vestigingen van de organisatie. Het modelreglement bevat een tekstvoorstel voor het werken met geoormerkte zetels .

Onvervulde geoormerkte zetels

Als zetels zijn geoormerkt voor bepaalde groepen, worden deze bij het toekennen van de zetels aan de kandidaten als eerste toebedeeld. Daarna worden de overige zetels pas toegekend.

Het voordeel van geoormerkte zetels is dat er geen onvervulde zetels achterblijven, zoals bij de kiesgroepen. Op het moment dat er geen kandidaten beschikbaar zijn voor de geoormerkte zetels, kunnen andere kandidaten deze zetels bezetten. In het modelreglement is een tekstvoorstel en toelichting opgenomen over het vaststellen van de verkiezingsuitslag bij het werken met geoormerkte zetels.

Medezeggenschap uitbreiden

De WOR beperkt de medezeggenschap niet tot de OR. Er zijn diverse opties om de medezeggenschap uit te breiden. Daarom besteedt het voorbeeldreglement aandacht aan de mogelijkheid van vernieuwing van medezeggenschap binnen de huidige regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van themagroepen, klankbordgroepen, het organiseren van bijeenkomsten of het gebruikmaken van digitale platforms.

Leidraad voor personeelsvertegenwoordiging

In een organisatie met minder dan 50 werknemers is de medezeggenschap vaak geregeld via een personeelsvertegenwoordiging (PVT). Een goed functionerende PVT (verdiepingsartikel) is van belang voor de onderneming als geheel.

 

Een PVT is niet verplicht om een reglement te maken. Toch kan het, met name voor de verkiezingen van de PVT en voor haar werkwijze, verstandig zijn om bepaalde regels op te stellen. Die regels kunnen het functioneren van de PVT binnen de organisatie ten goede komen. De SER heeft voor de PVT suggesties voor dergelijke regels opgesteld, die zijn opgenomen in een model.

Specifieke bepalingen voor kiesgroepen, COR, GOR en commissies

Het voorbeeldreglement van de SER is direct toepasbaar in de OR. Daarnaast bevat het modelreglement specifieke bepalingen voor kiesgroepen, een reglement voor de centrale ondernemingsraad (COR) en de groepsondernemingsraad (GOR) (verdiepingsartikel), en modelbesluiten voor de instelling van commissies. Alle documenten zijn te raadplegen via de website van de SER.

Ambtelijk secretaris staat ook in nieuw modelreglement

In het vernieuwde voorbeeldreglement is ook een begripsbepaling van de ambtelijk secretaris (tool) opgenomen: “…de functionaris die door de ondernemer aan de OR is toegevoegd. Hij maakt geen deel uit van de OR.

 

Uw raad kan een OR-lid benoemen tot secretaris, maar voor het goed functioneren van uw OR kan het verstandig zijn om een ambtelijk secretaris aan te stellen. De ambtelijk secretaris voert beroepsmatig secretariële en beleidsmatige/adviserende taken voor uw OR uit. Hij kan uw OR bijstaan met onafhankelijk, professioneel advies over uiteenlopende OR-zaken.

 

De ambtelijk secretaris is echter geen lid van uw OR en heeft in die zin dan ook geen rechten. Hij mag dus bijvoorbeeld niet meestemmen over de besluiten die uw OR neemt.