VERDIEPINGSARTIKEL

OR-reglement is basis voor functioneren ondernemingsraad

Het OR-reglement is de basis voor het functioneren van uw OR. Vóór de oprichting van de OR en de eerste verkiezingen moet er een ‘voorlopig reglement’ zijn opgesteld. Hierin is vastgelegd hoe de OR-verkiezingen georganiseerd moeten worden. Zonder zo’n voorlopig reglement verlopen de verkiezingen mogelijk niet volgens de regels. Het voorlopig reglement speelt vaak na de eerste verkiezingen ook nog een belangrijke rol, omdat het wordt vervangen door het definitieve reglement.


2 mei 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Besluit een bestuurder een OR in te stellen – of dat nu op verzoek van de werknemers is of vrijwillig – dan moet hij een zogenoemd voorlopig OR-reglement opstellen. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 48 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Dit reglement vormt de basis voor het functioneren van de OR. In dit reglement legt de bestuurder in ieder geval de inrichting van de OR-verkiezingen vast, de vaststelling van de verkiezingsuitslag en de voorlopige werkwijze van de OR. Artikel 48 WOR verplicht de bestuurder om de vakbonden die leden hebben in de organisatie hierover te horen.

Voorbereiding OR-reglement

In de praktijk richten bestuurders vaak een voorbereidingscommissie op die bestaat uit werknemers van verschillende afdelingen en functies binnen de organisatie. Zij gaan dan samen met zo’n voorlopig OR-reglement aan de slag. Het grote voordeel van zo’n voorbereidingscommissie is dat daarmee al direct vanaf het begin draagvlak wordt gecreëerd voor medezeggenschap binnen de organisatie. Dat vergroot ook de kans om vervolgens ook daadwerkelijk kandidaten voor de OR te vinden.

Verplichting en werkzame personen

Artikel 2 WOR regelt dat elke organisatie een OR moet instellen als er minimaal vijftig arbeidskrachten werken (‘in de onderneming werkzame personen’). Dit zijn niet alleen de werknemers die officieel in dienst zijn en een arbeidsovereenkomst hebben. Ook uitzendkrachten tellen mee als ze meer dan twee jaar (24 maanden) voor uw organisatie werken. Ze moeten dan wel gewerkt hebben in het kader van ‘werkzaamheden van de organisatie’. Is uw organisatie bijvoorbeeld een productiebedrijf, dan tellen ingehuurde schoonmakers dus niet mee maar uitzendkrachten die meedraaien in de productie wel.

Voorlopig OR-reglement

Als het voorlopig reglement is opgesteld, moet uw bestuurder of de voorbereidingscommissie het naar de vakorganisaties sturen die leden hebben in uw organisatie. Dat hoeft dus niet één vakbond te zijn, dit kunnen er meerdere zijn. Als er een cao is, ligt het voor de hand om de vakbonden te benaderen die de cao hebben ondertekend. Een andere optie is om werknemers te vragen wie lid is van een vakbond en welke dit is.

Duidelijk omschreven procedures voorkomen conflicten

In principe hoeft een voorlopig OR-reglement alleen de verkiezingsprocedure te bevatten. Duidelijk omschreven procedures voorkomen conflicten tijdens de verkiezingen als gevolg van onduidelijkheden. De bestuurder en later de OR moeten daarom in het reglement zaken vastleggen zoals:

  • Hoelang werknemers voor de organisatie moeten werken om kiesgerechtigd of verkiesbaar te kunnen zijn.
  • Of er kiesgroepen worden ingesteld voor aparte onderdelen van de organisatie.
  • Of de verkiezingen plaatsvinden op basis van het personen- of het lijstenstelsel.
  • De kandidaatstelling: vakbondsleden kandideren zich via de vakbonden. Kandidaten die geen lid zijn van een vakbond kunnen zich kandideren via een vrije lijst.
  • Hoe en wanneer de verkiezingen plaatsvinden inclusief de bekendmaking van de uitslag.
  • Hoe (tussentijds) vrijgekomen plaatsen in de OR worden opgevuld.
  • Welke zittingsduur geldt voor de OR. Een termijn van drie jaar is gebruikelijk, maar twee of vier jaar kan ook.

Ook is het mogelijk om in het OR-reglement een aantal afwijkende afspraken op te nemen. Het gaat dan om:

  • hoelang werknemers voor de organisatie werkzaam moeten zijn om te kunnen kiezen en zichzelf verkiesbaar te kunnen stellen;
  • of ook zzp’ers, flexwerkers en vrijwilligers kiesrechten krijgen;
  • de zittingsduur van de OR;
  • de omvang van de OR.

Werkwijze OR

Het is niet verplicht maar uw bestuurder kan naast de regels voor de verkiezingen van de eerste OR, ook de werkwijze van de OR opnemen in het voorlopig OR-reglement. Denk aan het aantal OR-leden die nodig zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen, de manier waarop het secretariaat werkt en de manier waarop OR-verslagen worden verspreid. In de praktijk gebruiken veel bestuurders het voorbeeldreglement van de SER of dat van de WOR-kamer (voor overheidsorganisaties) als leidraad. Daarin staan regels over de werkwijze van de OR en veel bestuurders r-reglement is nemen die ook over. Neemt de bestuurder zulke regels niet op, dan is het aan de OR om dit na de verkiezingen zo snel mogelijk zelf te regelen.

Commentaar van vakbonden

Artikel 48, lid 1 WOR geeft vakbonden het wettelijk recht om commentaar te leveren op het voorlopig OR-reglement. De vakbonden hebben alleen het recht om advies te geven en kunnen dus geen wijzigingen opleggen. Het is wel aan te raden dat uw bestuurder of de voorbereidingscommissie het commentaar van de vakbonden serieus neemt, zeker als een vakbond veel leden heeft in uw organisatie. Verder is het verstandig dat uw bestuurder de vakbonden die niet reageren een schriftelijke ontvangstbevestiging vraagt. Zo kunnen zij later niet beweren dat zij niet zijn benaderd.

Bezwarenregeling 

Let erop dat uw bestuurder of de voorbereidingscommissie een bezwarenregeling over de gang van zaken bij de verkiezingen opneemt in het voorlopig reglement. Werknemers en andere belanghebbenden (zoals de vakbonden) kunnen dan bezwaar maken als ze:

  • vinden dat bepaalde werknemers ten onrechte niet op de kandidatenlijst(en) staan;
  • het er niet mee eens zijn dat lijsten geldig, of juist ongeldig, verklaard zijn;
  • bezwaren hebben tegen de gang van zaken tijdens de verkiezingen en tegen de verkiezingsuitslag.

Is het voorlopig OR-reglement af, dan moeten werknemers het kunnen lezen. Uw bestuurder kan het bijvoorbeeld rondmailen zodat iedere werknemer het in zijn inbox heeft. Beschikt uw organisatie over intranet, dan kan uw bestuurder het reglement ook daarop plaatsen met een begeleidend bericht. Zijn er binnen uw organisatie ook werknemers die geen beschikking hebben over een pc, dan moet uw bestuurder een papieren versie van het reglement neerleggen op plekken waar werknemers het makkelijk kunnen inzien.