Overheden hoeven deelnemers aan een aanbesteding in principe geen vergoeding te geven. Want ondernemers kiezen er zelf voor om mee te dingen naar de opdracht. Maar als deelnemers een deel van de opdracht in feite al moeten uitvoeren om überhaupt in aanmerking te komen, is een vergoeding ook wel zo netjes, vindt de geschillencommissie.
Ondernemers die het niet eens zijn met hoe de aanbesteding verloopt, kunnen aankloppen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA). Die is ingesteld om op een laagdrempelige manier conflicten op te lossen. In deze zaak heeft de CvA zich gebogen over een aanbesteding voor elektrotechnisch werk aan verschillende gemalen. Het ging onder meer om nieuwbouw en onderhoud. In totaal was er in vier jaar tijd zo’n € 6,5 tot € 8 miljoen te verdienen.
Om een goede keuze te kunnen maken vroeg de aanbestedende dienst de deelnemers al van te voren om een uitgebreide doorrekening van het project. Compleet met elektrotechnische tekeningen en berekeningen. Het opstellen van de offerte (tool) liep voor de deelnemers dus aardig in de papieren. Maar een vergoeding zat er niet in, zo liet de aanbestedende dienst weten in antwoord op vragen van een brancheorganisatie. Die had gevraagd om een inschrijfvergoeding van € 20.000.
De brancheorganisatie legde de zaak vervolgens voor aan de CvA. Die wees op de richtlijn dat de aanbesteder een vergoeding moet aanbieden als een deel van de opdracht al uitgevoerd moet worden om mee te kunnen doen. Dat er in dit geval helemaal geen vergoeding tegenover stond, was volgens de CvA dan ook niet in de haak.
De aanbestedende dienst voerde nog aan dat deelnemers eigenlijk toch al een uitgebreide doorrekening moesten doen om een goede inschrijfprijs te kunnen bepalen. Bovendien kon de aanbesteder op basis van al die documenten de kwaliteit beter beoordelen. Want hoe beter de tekeningen, hoe zorgvuldiger de inschrijver zijn werkzaamheden waarschijnlijk zou uitvoeren.
Maar de CvA veegde die argumentatie van tafel in zijn uitspraak (pdf). Volgens de commissie was het helemaal niet nodig om eerst een volledige doorrekening te maken om een inschrijfprijs te kunnen bepalen. En om de kwaliteit te checken had de aanbestedende dienst ook wel referenties kunnen opvragen van de deelnemers.
Al met al was de aanbestedende dienst ten onrechte van de regels afgeweken en dus is een vergoeding op zijn plaats. Mogelijk kunnen ondernemers in de toekomst toch al vaker rekenen op een vergoeding, want dat is één van de punten in een actieplan om aanbestedingen beter te laten verlopen.