Is de OR verplicht informatie te delen met de achterban?

Question

De bestuurder wil niet dat onze OR de achterban informeert over lopende adviesaanvragen of instemmingsverzoeken. Mogen wij deze informatie niet delen?

Accepted Answer

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat welke informatie uw OR minimaal moet delen met uw achterban. Volgens artikel 14, lid 2 WOR moet uw OR de volgende stukken verspreiden onder alle OR-leden, de bestuurder en alle personen die in de organisatie werkzaam zijn:

data en agenda’s van de vergaderingen van de OR (minimaal zeven dagen voor de vergadering);
verslagen van de vergaderingen van de OR;
het OR-jaarverslag.

In de WOR staat niets over het informeren van uw achterban over een adviesaanvraag (artikel 25 WOR) of instemmingsverzoek (artikel 27 WOR). Hierover moet uw OR dus zelf met de bestuurder afspraken maken.

Geheimhoudingsplicht alleen in uitzonderlijke gevallen

Een adviesaanvraag of instemmingsverzoek kan veel impact hebben op de organisatie en/of de mensen die er werken. Om onrust in de organisatie te voorkomen, wil de bestuurder soms niet dat de informatie die hij in het kader van een adviesaanvraag of instemmingsverzoek met uw OR deelt meteen de hele organisatie rondgaat.
Als de bestuurder bijvoorbeeld plannen heeft om bepaalde bedrijfsactiviteiten te staken, een belangrijk krediet aan te vragen of als hij het ziekteverzuimbeleid wil wijzigen, spreekt het voor zich dat uw OR behoedzaam omgaat met zulke bedrijfsgevoelige informatie. Maar om misverstanden te voorkomen, doet uw OR er verstandig aan om met uw bestuurder af te spreken dat alles openbaar is, tenzij hij uw OR in een bijzonder geval uitdrukkelijk geheimhouding oplegt.
Uw bestuurder kan er namelijk voor kiezen om uw OR een geheimhoudingsplicht op te leggen (artikel 20 WOR), maar dat moet niet te pas en te onpas gebeuren – alleen incidenteel en ook alleen voor zover het bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie betreft.

Welke informatie valt onder geheimhoudingsplicht?

Afspraken over geheimhouding moeten bovendien wel passend zijn. Is een geheimhoudingsplicht bijvoorbeeld nog redelijk als het traject is afgerond en mag uw OR wel een samenvatting van het advies- of instemmingstraject rondsturen om uw achterban te informeren?
Zorg er ook voor dat alle betrokkenen precies weten welke informatie onder de geheimhoudingsplicht valt. Niet alleen vanwege het bedrijfsbelang dat ermee gemoeid is, ook omdat schending van de geheimhoudingsplicht een strafbaar feit is.

Informeren van uw achterban

Het is ook in uw eigen belang om duidelijke afspraken met de bestuurder te maken over het informeren van uw achterban. Uw OR wil natuurlijk transparant zijn over de onderwerpen waar u zich voor heeft ingezet. Zeker als een besluit verstrekkende gevolgen heeft voor alle of groepen werknemers, willen zij graag weten hoe dit proces is verlopen en wat hierbij de rol van uw OR is geweest.
Het is dan zaak dat u uw achterban kunt laten zien dat u alle belangen heeft meegewogen en welke afwegingen uw OR heeft gemaakt. Informeer uw achterban daarom goed over uw beweegredenen en de totstandkoming van uw advies of uw beslissing om in te stemmen met het voorgenomen besluit. Daarmee toont u uw betrokkenheid bij de achterban en vergroot u het draagvlak voor uw standpunt en het uiteindelijke besluit van de bestuurder.

Denk goed na over uw boodschap

Denk ook goed na hoe uw OR de boodschap communiceert naar de achterban. Zeker als uw OR bijvoorbeeld positief heeft geadviseerd over een grote reorganisatie, waarbij de nodige ontslagen zullen vallen. Laat uw achterban in zo’n geval vooral zien wat de overwegingen van uw OR zijn geweest en wat u heeft gedaan om de gevolgen voor de achterban als geheel zo beperkt mogelijk te houden.
Er zijn verschillende manieren om uw achterban te informeren over de rol van uw OR bij het advies- of instemmingstraject. De periodieke OR-nieuwsbrief of intranet liggen het meest voor de hand. Hierin kunt u alle relevante informatie voor uw achterban kwijt en bereikt u in één keer iedereen in de organisatie.
U kunt er ook voor kiezen om een aparte mail rond te sturen over de voortgang of uitkomst van het specifieke advies- of instemmingstraject. En vanzelfsprekend neemt u het advies- of instemmingstraject ook op in uw eerstvolgende OR-jaarverslag.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Is de OR verplicht informatie te delen met de achterban?

15 augustus 2024

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema OR-communicatie