VERDIEPINGSARTIKEL

U moet OR-werk én scholing onder werktijd kunnen uitvoeren

De kans is groot dat ook onder uw collega’s het idee heerst dat het OR-werk u veel vrije tijd kost. Hopelijk is dat idee onterecht. Het is volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) nadrukkelijk de bedoeling dat OR-leden hun OR-werk én hun OR-scholing onder werktijd uitvoeren en volgen, betaald en wel dus! Hoe regelt uw OR dat die tijd daadwerkelijk beschikbaar is en wat te doen als er toch veel vrije tijd in gaat zitten?


11 januari 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Uw OR-werk bestaat uit veel verschillende soorten taken en activiteiten. Deze moeten OR-leden in goede banen weten te leiden naast hun werkzaamheden voor hun reguliere functie. Dat betekent dus dat er tijd vrijgemaakt moet worden als een werknemer toetreedt tot de OR. Een goede faciliteitenregeling is daarbij cruciaal. Die verlaagt bovendien de drempel voor werknemers om zich kandidaat te stellen voor de OR.

Overleg

Het overleg is de centrale activiteit voor uw OR. Zowel in de vorm van onderling beraad, als het overleg met uw bestuurder. Houd hierbij ook rekening met de voorbereidingstijd en de nabespreking. Het aantal vergaderingen en de duur ervan bepalen hoeveel tijd u er jaarlijks voor moet vrijmaken.

De voorzitter en secretaris van uw OR – het dagelijks bestuur (DB) – hebben meer tijd nodig. Zij zijn immers ook verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda’s, de verslaglegging, de OR-correspondentie (zoals advies- en instemmingsbrieven), het bijhouden van het OR-archief en het OR-jaarverslag. Zij hebben daarom vaak het dubbele aantal uren nodig ten opzichte van de overige OR-leden.

Aan de hand van het aantal vergaderingen kunt u een rekensom maken. Sommige ondernemingsraden hebben een ambtelijk secretaris die een deel van de secretariële werkzaamheden uitvoert. De benodigde uren voor deze functie zijn soms op grond van een cao vastgesteld.

Rekenvoorbeeld OR-uren per OR-lid per jaar

 

Aantal Betreft à Totaal
12           OR-vergaderingen - vergadering inclusief voorbereiding 3      36
6 Overlegvergaderingen - inclusief voorbereiding 3 18
5 Scholing en vorming 8 40
60 Overige OR-activiteiten - wettelijk minimum 60 uur p/jr. 5 60
  Totaal aantal uren per OR-lid per jaar   *154

 

*Totaal is exclusief reistijd OR-leden voor OR-werk. Maak daar een schatting van en tel op.

 

Overige OR-werkzaamheden

Elk OR-lid heeft naast de vergaderingen en de voorbereiding daarvoor, recht op ten minste 60 uur per jaar voor overige OR-werkzaamheden (artikel 18 WOR). Denk aan het overleg met de achterban, interne deskundigen zoals de preventiemedewerker of controller en externe deskundigen zoals de bedrijfsarts en de vakorganisaties.

Daarnaast heeft elk lid het recht om zich op de hoogte te stellen van de arbeidsomstandigheden in de gehele organisatie, dus ook op andere locaties dan de eigen werkplek. Ook het lezen van vakinformatie valt onder deze overige werkzaamheden.

Soms geeft een cao recht op meer uren dan de WOR. Naast de eerder genoemde uren hebben OR-leden recht op ten minste vijf scholingsdagen per jaar om hun deskundigheid en vaardigheid in het OR-werk te vergroten. Commissieleden (vaste, tijdelijke en onderdeelcommissies) hebben recht op ten minste drie dagen per jaar. Een OR-lid dat óók commissielid is, heeft dus recht op ten minste acht dagen per jaar.

Tip: maak met behulp van een instellingsbesluit ook een commissie van het DB. Zo heeft het DB wat extra uren te besteden.

Bestuurder moet uren gelijk verdelen

De 60 uur per jaar uit artikel 18 WOR wordt door sommige cao’s verhoogd tot 100 uur of meer. Dan heeft u dus aanzienlijk meer tijd om aan uw OR-werk te besteden. Deeltijders komen er in sommige cao’s bekaaid vanaf. Die 100 uur wordt dan naar rato van de arbeidsovereenkomst toegekend.

 

Zo krijgt een deeltijder minder tijd dan zijn fulltime OR-collega om aan de OR te besteden, terwijl hij exact hetzelfde OR-werk doet.

 

In 1992 deed het Europese Hof van Justitie een uitspraak dat dit onderscheid in strijd is met de gelijke behandeling. Spreek dan ook – eventueel verwijzend naar die uitspraak – met uw bestuurder af dat deeltijders in gelijke mate als de voltijders tijd krijgen voor het OR-werk.

Voorstel

Artikel 32 WOR maakt het mogelijk om met uw bestuurder gezamenlijk afspraken te maken en deze schriftelijk als faciliteitenregeling vast te leggen. Dit gebeurt dan in de vorm van een ondernemingsovereenkomst, die zowel uw bestuurder als (de voorzitter van) uw OR moeten ondertekenen.

Neem het initiatief en doe uw bestuurder een concreet voorstel. Neem bij het maken en bespreken van de afspraken de volgende de punten mee:

  • Zorg voor een goede onderbouwing die uitgaat van een realistisch vergaderrooster en tijdsbestek per vergadering.
  • Overtuig uw bestuurder ervan dat een goed functionerende OR voldoende tijd nodig heeft. Is die tijd te beperkt, dan doet dit afbreuk aan de kwaliteit van het OR-werk en vertraagt het de uitvoering.
  • Leg uit dat een goede faciliteitenregeling bijdraagt aan de werving van nieuwe OR-leden en dat dit het imago van de OR versterkt.
  • Voorkom dat de werkdruk voor de afdeling waar het OR-lid werkt oploopt. Mogelijk kan uw bestuurder het team, de contracturen van een collega of van het OR-lid zelf uitbreiden. Afspraken hierover moet uw bestuurder schriftelijk vastleggen.
  • Maak afspraken voor de OR-leden met een solofunctie. Vaak kunnen zij niet-primaire taken overdragen.
  • Houd rekening met de extra uren die die de voorzitter en secretaris van de OR nodig hebben voor hun DB-werk.
  • Maak afspraken over de reistijd van OR-leden voor bijvoorbeeld het bijwonen van vergaderingen en volgen van scholing. Neem die reistijd mee in de urenberekening, anders hebben OR-leden minder tijd om aan het OR-werk en de vergaderingen te besteden.
  • Voorkom benadeling van OR-leden op het gebied van targets en bijbehorende bonussen voor de reguliere functie. Als een OR-lid zijn targets niet kan halen omdat hij daarvoor minder tijd te besteden heeft vanwege zijn OR-werk, moet uw bestuurder deze targets bijstellen. Het OR-werk mag een werknemer niet duperen (artikel 21 WOR).
  • Het benutten van de uren van vacatures in de OR, zodat die bijvoorbeeld door OR-commissieleden die geen lid zijn van de OR gebruikt kunnen worden.
  • Spreek af hoeveel tijd beschikbaar is voor deelname door OR-leden aan de project- of werkgroepen van de organisatie.
  • Leg vast of de afspraken gelden voor één zittingsjaar of voor de gehele zittingstermijn van de OR.
  • Zorg dat uw bestuurder in de begroting van de organisatie budget reserveert voor het OR-werk.

Geschil oplossen via de bedrijfscommissie of rechter

Als uw OR en uw bestuurder het niet eens worden over de invulling van de faciliteitenregeling, kunt u het geschil voor vrijwillige bemiddeling voorleggen aan de bedrijfscommissie. De bedrijfscommissie kan u adviseren over een passende invulling van de faciliteitenregeling. Het advies van de bedrijfscommissie is objectief, kosteloos en niet-bindend.

Een andere optie is – direct of pas na bemiddeling door en advies van de bedrijfscommissie – om de kantonrechter te vragen om een uitspraak over het geschil te doen.