Een ondernemingsraad (OR) wisselt elke twee tot vier jaar van samenstelling. Een goed overdrachtsdocument zorgt voor een soepele overgang van de oude naar de nieuwe OR.
Volgens artikel 12 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) moet de gehele ondernemingsraad (OR) na drie jaar aftreden. De raad mag ook een afwijkende zittingsduur opnemen in zijn reglement als dit bevorderlijk is voor de uitvoering van de WOR. Om de paar jaar moeten er dus nieuwe OR-verkiezingen plaatsvinden en treedt een vernieuwde OR aan. Voor de continuïteit van de medezeggenschap is het van belang dat de overdracht van de oude naar de nieuwe OR soepel verloopt. Het overdrachtsdocument (tool) helpt daarbij.
De zittende OR bepaalt zelf hoe het overdrachtsdocument eruit komt te zien, maar het is in elk geval handig om de basisinformatie erin op te nemen. Denk aan het OR-reglement, de faciliteitenregeling en het instellingsbesluit van de commissies. Daarnaast kan de raad informatie opnemen over de eigen werkwijze, zoals de taken en verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur, de taakverdeling binnen de OR, de OR-vergaderingen, de planning en de toegang tot het OR-archief. De nieuwe OR moet natuurlijk ook op de hoogte zijn van de lopende advies- en instemmingsaanvragen en de aanvragen die al achter de rug zijn.
De OR werkt samen met diverse partijen om de belangen van de achterban zo goed mogelijk te vertegenwoordigen. Denk aan de bestuurder, de preventiemedewerker, de HR-afdeling en de bedrijfsarts. De nieuwe OR moet weten welke afspraken er zijn met de bestuurder over informatieverstrekking, de overlegvergaderingen en de procedure rond advies- en instemmingsaanvragen. Het is dus belangrijk om ook de contactgegevens van contactpersonen vast te leggen en bijzonderheden over samenwerkingen te delen.
De OR moet daarnaast de achterban goed op de hoogte houden van het reilen en zeilen van de raad, in het bijzonder bij een ‘wisseling van de wacht’. Daarom is het ook belangrijk om bij de overdracht aandacht te besteden aan de manier waarop de OR contact houdt met de achterban. Natuurlijk kan een nieuwe OR een geheel eigen draai geven aan achterbancommunicatie (tool), maar voor de continuïteit is het belangrijk om in eerste instantie op dezelfde wijze te communiceren. Ontvingen werknemers altijd maandelijks een nieuwsbrief, dan doet de nieuwe OR er dus goed aan om dat voorlopig zo voort te zetten.