Om de paar jaar treedt de hele ondernemingsraad (OR) af. Voor het einde van de zittingstermijn moet de OR verkiezingen organiseren voor een nieuwe OR. Deze OR-verkiezingen zijn alleen rechtsgeldig als de OR zich hierbij aan de spelregels houdt. Dat is een extra grote uitdaging in coronatijd.
OR-leden treden in principe na drie jaar tegelijk af. Dit staat in artikel 12 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Een afwijkende zittingstermijn van bijvoorbeeld twee of vier jaar is ook mogelijk als de OR dit heeft vastgelegd in het OR-reglement. Voordat de zittende OR aftreedt, moet de raad OR-verkiezingen organiseren voor een nieuwe OR. Dat is onder normale omstandigheden al geen eenvoudige opgave, want er gelden allerlei regels waaraan de OR-verkiezingen moeten voldoen (toolbox). De coronamaatregelen doen daar nog een schepje bovenop. Toch is het belangrijk dat de OR zich aan alle regels houdt.
In de artikelen 9 tot en met 11 van de WOR staan de algemene bepalingen waaraan de OR-verkiezingen moeten voldoen. In het OR-reglement moet concreet zijn beschreven hoe de OR de wettelijke regels toepast in de eigen organisatie. Denk aan het tijdspad van de verkiezingen, welk kiesstelsel de OR hanteert, wanneer werknemers stemgerechtigd zijn en hoe ze kunnen stemmen en hoe en wanneer de OR de uitslag bekendmaakt.
Het OR-reglement is dus een belangrijk naslagwerk bij het organiseren van OR-verkiezingen. Wijkt de OR bij het organiseren van de verkiezingen af van het OR-reglement, dan zijn de verkiezingen niet rechtsgeldig en is de uitslag ongeldig. Er zit dan niets anders op dan opnieuw verkiezingen te organiseren. De zittende OR-leden kunnen aanblijven totdat de nieuwe OR wordt geïnstalleerd.
Vanwege alle coronamaatregelen is het op dit moment een extra grote uitdaging om OR-verkiezingen ‘volgens het boekje’ te organiseren. Veel bepalingen uit het OR-reglement zijn nu namelijk lastiger uitvoerbaar als (een groot deel van) de achterban thuiswerkt. Bijvoorbeeld als in het reglement staat dat werknemers op locatie moeten stemmen. Dat vergt nu een goede coördinatie, zodat werknemers 1,5 meter afstand kunnen houden. Gelukkig heeft de OR verschillende opties om OR-verkiezingen te organiseren in coronatijd.