VERDIEPINGSARTIKEL

OR-verkiezingen: digitaal of analoog stemmen?

Een digitale applicatie of toch weer met het potlood in een stemhokje? Hoe organiseert u de eerstvolgende OR-verkiezingen? Bij het maken van een weloverwogen keuze komt veel kijken. In dit verdiepingsartikel leest u de ins en outs van digitaal en analoog stemmen, zodat uw organisatie een goed geïnformeerde keuze kan maken.


17 februari 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


In het OR-reglement moet staan hoe de verkiezingen gehouden worden: digitaal of analoog. Nog voordat de verkiezingen georganiseerd worden, moet u dus al een keuze maken tussen de twee opties. Overweegt u om te starten met digitaal stemmen, dan is het zaak ruim voor de verkiezingen aan de slag te gaan met het regelen hiervan. 

De belangrijkste verschillen tussen digitaal en analoog stemmen

Bij de keuze tussen digitaal en analoog stemmen moet u met 5 zaken rekening houden. Het gaat om:

  1. Het schriftelijkheidsvereiste
  2. De geheime stemming
  3. Het waarborgen van eerlijke verkiezingen
  4. De rol van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
  5. De controleerbaarheid van de verkiezingsuitslag

Hierna leest u meer over elk van deze aandachtspunten.

1  Het schriftelijkheidsvereiste

De stemming moet volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) schriftelijk plaatsvinden. U vraagt zich wellicht af of u bij digitaal stemmen voldoet aan het schriftelijkheidsvereiste. Over het antwoord op die vraag bestaat nog geen 100% duidelijkheid. Digitaal stemmen komt in de praktijk steeds vaker voor. Desondanks zijn er tot op heden geen rechtszaken gevoerd, waarin de geldigheid van een digitale stemming in twijfel is getrokken. Voor alle zekerheid kunt u, voordat de medewerker digitaal stemt, hem vragen akkoord te gaan met het digitaal uitbrengen van zijn stem. Het makkelijkste is om dit in de stemapplicatie te regelen. Bij analoog stemmen vult de medewerker met de hand zijn stembiljet in en is zondermeer aan het schriftelijkheidsvereiste voldaan.

Voldoet digitaal stemmen aan het schriftelijkheidsvereiste? 

2  De geheime stemming

De stemming moet geheim zijn. Dat houdt concreet in dat niemand mag weten welke medewerker op welke kandidaat stemt. Mondeling stemmen is daarom sowieso niet toegestaan.

Bij digitaal stemmen moet de geheimhouding geregeld zijn in de applicatie die u gebruikt. Op internet vindt u veel aanbieders van applicaties voor digitaal stemmen. Bij de keuze van een aanbieder zult u dus goed moeten uitzoeken hoe het stemgeheim ingebouwd is in de software.

Bij analoge stemming is de geheimhouding vaak gewaarborgd door het gebruik van stemhokjes. De ingevulde stembiljetten worden verzameld in een afgesloten, ondoorzichtige container.

3  Het waarborgen van eerlijke verkiezingen

Het is natuurlijk erg belangrijk dat niet gefraudeerd wordt bij de OR-verkiezingen. Iedere stemgerechtigde medewerker moet maximaal één keer kunnen stemmen.

Bij digitaal stemmen moeten die waarborgen dus ook ingebouwd zijn in de applicatie die u gebruikt. Dat is dus ook een belangrijk aandachtspunt bij het kiezen van een digitaal stempakket. Bij analoog stemmen gebruikt men in de regel gewaarborgde stembiljetten. Die zijn meestal voorzien van een watermerk, zodat ze niet gekopieerd kunnen worden. De stembiljetten worden pas uitgereikt, nadat de identiteit van de stemmer is vastgesteld en afgevinkt op de lijst van stemgerechtigde personen. De stemmer is verplicht het stembiljet in te leveren voor vertrek uit de ruimte waarin gestemd is.

 Digitaal ‘herkennen’ moet wel anoniem plaatsvinden

4  De rol van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Bij het organiseren van OR-verkiezingen moet de ondernemingsraad persoonsgegevens verzamelen. De OR moet immers over de namen van verkiesbare en stemgerechtigde personen beschikken. De namen van de kandidaten worden binnen het bedrijf bekend gemaakt. Het verzamelen en verwerken van deze persoonsgegevens is toegestaan. De grondslag die de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG) hiervoor heeft,  is de wettelijke verplichting (tot het instellen van een ondernemingsraad).

Bij digitaal stemmen moet de stemapplicatie identificeren of de juiste personen stemmen en of zij maximaal eenmaal stemmen. Dit ‘herkennen’ moet wel anoniem plaatsvinden. De stem mag niet, direct of indirect, terug te leiden zijn naar een persoon. Deze waarborg is in de meeste aangeboden stemapplicaties ingebouwd. Bij analoog stemmen heeft u deze uitdaging niet. Op het stembiljet staan immers geen kenmerken die, direct of indirect, te herleiden zijn naar een persoon.

5  De controleerbaarheid van de verkiezingsuitslag

Tot slot de controleerbaarheid van de verkiezingsuitslag. Als een belanghebbende de uitslag van de verkiezingen wil controleren op juistheid, dan moet dat mogelijk zijn. Bij analoog stemmen is het een kwestie van het goed bewaren van de stembiljetten. Bij digitaal stemmen moet controle door belanghebbenden op een andere manier mogelijk gemaakt zijn.

Aanpassen OR-reglement

Bij de keuze voor digitaal stemmen kunt u in het OR-reglement de tekst uit het voorbeeldreglement van de SER opnemen:

 

1. De verkiezing geschiedt bij geheime elektronische stemming.

2. Op de dag / in de periode van de verkiezing brengt de kiesgerechtigde persoon zijn stem uit op de site waarop de elektronische verkiezing is geplaatst in het netwerk van de onderneming.

De voor- en nadelen afgewogen

Welke keuze u ook maakt, u moet de kosten in tijd en geld afwegen.

1  Investering in geld

Zowel digitaal als analoog stemmen vraagt om een investering. Bij digitaal stemmen zal (een licentie voor) een stemapplicatie aangekocht moeten worden. Bij analoog stemmen moet u denken aan het laten maken van gewaarborgde stembiljetten en het maken, huren of kopen van stemhokjes. Een afgesloten, ondoorzichtige container om de ingevulde stembiljetten in te verzamelen, is meestal wel ergens op de werkvloer te vinden. Bij het maken van de keuze tussen analoog of digitaal stemmen zijn de kosten van de verkiezingen een relevante afweging voor uw organisatie.

2  Investering in tijd

Als de ondernemingsraad (of bij het oprichten van een ondernemingsraad: de voorbereidingscommissie) kiest voor digitaal stemmen, zit daar een proces van voorbereiding aan vast. Er zal onderzocht moeten worden welke aanbieder en stemapplicatie geschikt is voor uw bedrijf. Na het afsluiten van een overeenkomst zal u, samen met de aanbieder, tijd moeten steken in het inrichten en testen van de applicatie voor uw bedrijf.

Een groot voordeel van digitaal stemmen is dat het stemproces zelf veel minder tijd kost. Iedere stemgerechtigde medewerker kan vanaf zijn werkplek of thuis stemmen. Bij analoog stemmen moet iedereen die stemt naar de verkiezingsruimte gaan, op de aangewezen tijdstippen. Een aantal medewerkers moet de gehele stemperiode in iedere verkiezingsruimte aanwezig zijn om het stemproces te begeleiden. Met name als de organisatie over meerdere locaties beschikt, kan digitaal stemmen veel tijd (en dus geld) besparen.

De verkiezingsuitslag is bij digitaal stemmen direct bekend, omdat dit is ingebouwd in de applicatie. Bij analoge verkiezingen gebeurt de telling handmatig. Daar gaat – afhankelijk van het aantal stemmers – best wat tijd in zitten. 

Het draagvlak van de ondernemingsraad

De ervaring leert dat de opkomst voor de OR-verkiezingen hoger is bij digitaal stemmen, dan bij analoog stemmen. Met name bij grote bedrijven is dit effect zichtbaar. Dit is uiteraard gunstig voor het draagvlak van de ondernemingsraad. Ook dit zou een afweging kunnen zijn bij het maken van een keuze voor digitaal of analoog stemmen.