Het is onhandig als de ondernemingsraad (OR) voor langere tijd één van zijn leden moet missen. Helaas zijn ziekte, zwangerschapsverlof of (on)betaald verlof niet altijd te voorzien of te voorkomen. Het is dan prettig als de OR een plaatsvervangend OR-lid heeft, zodat de impact op de werkdruk minimaal blijft. De OR doet er verstandig aan om bij de OR-verkiezingen gelijk plaatsvervangende OR-leden te benoemen.
Niet alleen ziekte of zwangerschap kunnen leiden tot een langere afwezigheid van een OR-lid; in sommige organisaties moeten de OR-leden voor hun gewone werkzaamheden voor langere tijd weg. In artikel 6, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat de OR in overleg met de bestuurder een bepaling hierover kan opnemen in het OR-reglement. Zo kan de OR bij de OR-verkiezingen ook plaatsvervangers laten verkiezen. De OR doet er verstandig aan om dit op te nemen in het reglement, zodat de OR niet voor langere tijd met een lagere bezetting zit. De OR kan hierbij bijvoorbeeld gebruikmaken van het voorbeeldreglement van de Sociaal Economische Raad (SER).
Voor de continuïteit van de medezeggenschap is het goed als de OR één of enkele plaatsvervangers heeft die algemeen inzetbaar zijn. Zij kunnen inspringen bij bijvoorbeeld zwangerschap of ziekte van een OR-lid. Is van tevoren bekend dat een OR-lid door omstandigheden regelmatig of gedurende een langere periode afwezig zal zijn, bijvoorbeeld om medische redenen of verblijf in het buitenland, dan doet de OR er goed aan om een plaatsvervanger aan hem te koppelen. Er is dan sprake van een soort duo-lidmaatschap, waarbij het OR-lid en zijn plaatsvervanger elkaar op de hoogte houden van de voortgang van de taken. Wordt de OR-kandidaat gekozen, dan ligt daarmee de verkiezing van zijn plaatsvervanger ook gelijk vast.
De OR heeft toestemming nodig van de bestuurder als hij bij de verkiezingen ook plaatsvervangers wil laten kiezen. Geeft de bestuurder geen toestemming, dan is het niet mogelijk om de kantonrechter om een beslissing te vragen. Ten slotte is het goed om te weten dat plaatsvervangende leden dezelfde rechten en verplichtingen hebben als gewone OR-leden. Dat geldt dus ook voor bijvoorbeeld scholing en ontslagbescherming (artikel).