De agenda van Outlook kan er nogal onoverzichtelijk uitzien als u veel afspraken heeft. Door uw afspraken in categorieën onder te verdelen en aan elke groep een kleur toe te wijzen, schept u orde. U kunt Outlook uw afspraken zelfs automatisch een kleurtje laten geven.
Door met kleuren te werken in Outlook, kunt in een oogopslag zien in welke categorie een bepaalde afspraak valt. Gemak dient de mens, dus bespaar uzelf een hoop handelingen door Outlook uw afspraken automatisch van een kleurtje te laten voorzien. U koppelt de kleur dan aan een bepaald woord. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat een afspraak een paarse kleur krijgt als het woord ‘project’ in de onderwerpregel staat.
Het koppelen van een kleurcategorie aan een woord doet u als volgt: