In de meeste organisaties wordt veel gecommuniceerd via e-mail. E-mails aan elkaar doorsturen is één optie om iedereen op de hoogte te houden en van dezelfde informatie te voorzien. Een efficiëntere manier is door postvakmappen met elkaar te delen in Outlook.
Om postvakmappen in Outlook te delen, is het allereerst van belang om de betreffende map te selecteren. In Outlook 2010 is de optie om machtigingen toe te kennen aan postmappen te vinden in de werkbalk onder het tabblad ‘Map’.
Daarnaast is het mogelijk om iedereen die toegang heeft tot een map een apart machtigingsniveau toe te kennen (zoals eigenaar, auteur of commentator) en te bepalen of het mogelijk is om bijvoorbeeld nieuwe (sub)mappen te maken, e-mails te verwijderen of e-mails te schrijven. Doordat iedereen toegang heeft tot dezelfde map, is de informatie die daar binnenkomt voor alle gemachtigden op hetzelfde moment toegankelijk. Dat kan een hoop tijd besparen op het onderling uitwisselen van e-mails. Het delen van postvakmappen in Outlook 2013 (tool) is ook mogelijk, het vereist alleen iets andere stappen.