Wie zitten er bij de OR-overlegvergadering?

Minimaal twee keer per jaar bespreekt de ondernemingsraad (OR) met de bestuurder de algemene gang van zaken in de organisatie. Mogen of moeten er ook andere betrokkenen bij dit halfjaarlijkse overleg aanschuiven?

7 april 2021 | Door redactie

De bestuurder is wettelijk verplicht om minimaal twee keer per jaar in een zogeheten overlegvergadering de algemene gang van zaken met de OR te bespreken. Ook moet hij hierbij ieder voornemen dat kan leiden tot een advies- of instemmingsvraag aan de OR aankondigen. De spelregels van de overlegvergadering zijn uitgewerkt in artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Ook staat in dit artikel wie bij de overlegvergadering aanwezig moeten zijn. Dat zijn niet alleen de OR en de bestuurder, maar alle partijen die direct betrokken zijn bij de besluitvorming in de organisatie.

Toezichthouder of moedermaatschappij ook van de partij

Heeft de organisatie een toezichthouder, zoals een raad van toezicht (RvT) of raad van commissarissen (RvC), dan moet er bij het halfjaarlijkse overleg altijd minimaal één toezichthouder aanwezig zijn. Is de organisatie onderdeel van een concern en is zij zelf een dochtervennootschap, dan moet ook een bestuurder (of vertegenwoordiger) van de moedermaatschappij bij de overlegvergadering aanwezig zijn (artikel 24, lid 2 WOR), tenzij deze bestuurder vijf of meer organisaties heeft waarbij hij aan deze verplichting moet voldoen.

Afspraken tussen bestuurder en OR vastleggen

Als een OR-lid door omstandigheden is verhinderd, hoeft dat niet meteen een reden te zijn om de vergadering te annuleren. In het definitieve OR-reglement moet zijn vastgelegd hoeveel OR-leden er minimaal bij een vergadering aanwezig moeten zijn, ook in het kader van te nemen beslissingen. Eventuele afwezige betrokkenen kunnen in de notulen (artikel) nalezen wat er is besproken en welke afspraken de OR met de bestuurder heeft gemaakt.

Periodiek overleg tussen OR en bestuurder

Naast de verplichte overlegvergadering (ook wel ‘artikel-24-overleg’ genoemd) kunnen de bestuurder en OR een tussentijds overleg inplannen op grond van artikel 23 en artikel 23a WOR, bijvoorbeeld over een voorgenomen besluit van de bestuurder of een initiatiefvoorstel van de OR. Het is niet verplicht dat een toezichthouder of vertegenwoordiger van de moedermaatschappij hierbij aanschuift, tenzij er een adviesaanvraag aan de OR op de agenda staat.