VERDIEPINGSARTIKEL

Vaardigheden online vergaderen OR

Waarschijnlijk blijven ook na de coronacrisis veel werknemers regelmatig thuiswerken. De kans is dus groot dat ook uw OR veel online blijft vergaderen. Dat kan een uitdaging zijn. In een fysieke vergadering is het al een kunst om uw bestuurder te overtuigen, maar bij een onlineoverleg ligt de nadruk nóg meer op de inhoud van uw argumenten. Hoe presenteert uw OR zich sterker en overtuigender tijdens een onlineoverleg?


10 mei 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Charlotte Breetveld, trainer en adviseur bij TRAINIAC, tel.: (070) 778 65 33, e-mail: charlotte@trainiac.nl, www.trainiac.nl


Tijdens een onlineoverleg is er vaak minder gelegenheid voor persoonlijke gesprekken die voor sfeer en ontspanning zorgen. Ook is er vaak minder ruimte om te brainstormen, waardoor de besluitvorming sneller verloopt. Bovendien mist u een groot deel van de non-verbale communicatie.

Zo zijn deelnemers slechts gedeeltelijk in beeld en kunt u geen oogcontact maken. Hierdoor ligt de nadruk tijdens onlineoverleg veel meer op de inhoud van uw argumenten dan bij een vergadering waarbij deelnemers fysiek aanwezig zijn. Om uw punt zo sterk mogelijk te maken en uw bestuurder te overtuigen, moeten uw argumenten dus staan als een huis. Maar hoe maakt u uw argument inhoudelijk nóg sterker en overtuigender?

Voorbereid u voor met een goede agenda

Onderdeel van een goede voorbereiding op elke vergadering is een duidelijke agenda (tool). Een zorgvuldig uitgewerkte agenda maakt het voor alle deelnemers duidelijk wat er aan bod komt tijdens het overleg. Wees hierbij zo concreet mogelijk. Geef dus specifiek aan wat u wilt bespreken en welke informatie u wilt ontvangen. U kunt ook een tijdsindicatie vermelden bij elk agendapunt.

Door ook het doel bij elk agendapunt te vermelden, geeft u de vergadering structuur en verloopt het overleg efficiënter. Wilt u bijvoorbeeld informeren over het onderwerp of moet u samen met uw bestuurder tot een besluit komen? Zorg dus dat u per agendapunt helder voor ogen heeft wat u wilt bereiken tijdens het overleg.

Vooroverleg met de bestuurder

Zorg dat u minimaal één dag voordat u met uw bestuurder in overleg gaat een vooroverleg heeft. Dit geeft u de gelegenheid om eventueel nog ontbrekende informatie te achterhalen of uit te zoeken.

Specifieke vragen die u uw bestuurder wilt stellen, kunt u hem voorafgaand aan het overleg mailen. Zo geeft u hem de gelegenheid om zich voor te bereiden en de benodigde informatie op te zoeken. Dat vergroot de kans dat hij uw vragen ook daadwerkelijk tijdens het overleg kan beantwoorden. Daarmee boekt u dus ook wat tijdwinst.

Bespreek vooraf inhoud en vorm

Zoals gezegd, is het tijdens een onlinevergadering lastig om elkaar signalen te geven met behulp van bijvoorbeeld direct oogcontact. U mist dus een groot deel van de non-verbale communicatie van de deelnemers. Dat maakt het moeilijker om op elkaar in te spelen en elkaar te ondersteunen om uw bestuurder te overtuigen.

Het is daarom van belang dat degene die het onderwerp aankaart tijdens de vergadering zich goed voorbereidt op zowel de inhoud als de vorm (verdiepingsartikel). Bespreek dus vooraf met elkaar wie welk agendapunt beheert en aankaart én welke argumenten hij daarbij aanvoert. Dat maakt het iets makkelijker om alsnog op elkaar in te spelen en elkaar aan te vullen waar nodig.

Daarbij is het wel van belang dat de vergadering ordelijk verloopt. Tijdens een onlineoverleg spreken deelnemers al snel door elkaar. Dat maakt het overleg chaotisch. Dit kunt u voorkomen door af te spreken dat degene die iets wil zeggen, eerst zijn hand opsteekt en afwacht tot de voorzitter hem het woord geeft.

Draag concrete argumenten aan

Uw bestuurder overtuigen met argumenten doet u door snel tot de kern te komen. De beschikbare tijd is immers beperkt en uw bestuurder kent uw organisatie goed. Een beknopte schets van de situatie zal voor hem dus al snel voldoende zijn om zich een beeld te vormen van uw punt.

Richt u daarbij op de informatie die zinvol is voor uw bestuurder en voor welke argumenten hij gevoelig is en niet op wat ú graag wilt zenden. U maakt uw verhaal een stuk concreter en daarmee ook veel overtuigender als het de volgende vragen beantwoordt:

  • Wat is het probleem?
  • Waarom is het een probleem?
  • Wat is uw voorstel?
  • Wat lost u ermee op?
  • Wat heeft u nodig van de bestuurder?

Twijfelt u ergens over, probeer dit dan niet te laten merken. Let ook op uw taalgebruik. Vermijd moeilijke woorden, verkleinwoorden (-tje) of twijfelwoorden zoals ‘misschien’, ‘waarschijnlijk’ of ‘eigenlijk’, dat verzwakt uw argument.

Kijk kritisch naar bronnen

U baseert uw argumenten op informatie die u zelf verzamelt en die u van uw bestuurder ontvangt. Kijk altijd kritisch naar de informatie die u gebruikt. Vraag u bijvoorbeeld af of cijfers actueel (genoeg) zijn, hoe deze zijn vastgesteld, wat ze precies zeggen en of die informatie essentieel is voor het besluitvormingsproces.

Wees dus concreet, volledig en vermeld de bron van de informatie die u presenteert.

Zorg er bovendien voor dat de cijfers, voorbeelden, vergelijkingen en feiten die u gebruikt ter onderbouwing, niet alleen correct zijn, maar dat ze uw verhaal ook daadwerkelijk versterken. Ze moeten vooral antwoorden bieden en niet nog meer vragen oproepen. Wees dus concreet, volledig en vermeld de bron van de informatie die u presenteert.

Vermijd onnodige details

Hoewel voorbeelden kunnen helpen om uw boodschap te verduidelijken, is het ook een valkuil om te veel onnodige details te gegeven. U loopt dan het risico dat uw bestuurder afgeleid raakt en afhaakt. Gebruik daarom alleen écht relevante en concrete voorbeelden.

Om de aandacht vast te houden helpt het als u uw beeldscherm deelt en de deelnemers beeldmateriaal of een PowerPoint-presentatie laat zien. Zo heeft u ook minder woorden nodig. Heeft u deskundigen geraadpleegd, benoem dit dan en laat hun bedrijfslogo’s terugkomen in uw presentatie of vooraf aangeleverde stukken. Dit vergroot uw overtuigingskracht.

Ook vergelijkingen kunnen helpen om uw bestuurder te overtuigen. Vertel bijvoorbeeld hoe een organisatie in een vergelijkbare situatie het aanpakt, wat de overeenkomsten zijn met uw voorstel en waarom u denkt dat dit ook goed werkt voor uw organisatie.

Scherm

Tot slot een laatste tip: bedenk vooraf goed welke tegenargumenten uw bestuurder kan opwerpen. Als u daarover vooraf al heeft nagedacht, is het makkelijker om er ter plekke op te reageren. Houd daarbij de reactie van uw bestuurder goed in de gaten.

Herschik uw scherm dus zo dat u uw bestuurder goed in beeld heeft en pas op dat u niet voornamelijk naar uw eigen camerabeeld kijkt. Klik dit schermpje desnoods weg. Zo krijgt u in ieder geval zo veel mogelijk van de non-verbale communicatie mee.

Zet uw verhaal kracht bij met uw lichaamstaal

Door uw lichaamstaal af te stemmen op wat u doet of het effect dat u beoogt, ondersteunt uw non-verbale communicatie uw boodschap en komt deze overtuigender over. Tijdens een onlineoverleg valt elke beweging extra op. Houd uw handen dus stil tenzij het uw verhaal versterkt, ga niet steeds verzitten en laat uw haren en kleding met rust. U komt dan nerveus of onzeker over.

 

Knik of glimlach als u de spreker begrijpt of schudt uw hoofd als u het niet met hem eens bent. Let ook op uw houding, deze beïnvloedt de manier waarop de ander tegen u spreekt. Zit u rechtop en kijkt u in de camera, dan voelt de ander zich gerespecteerd. Leunt u naar achteren met uw armen over elkaar, dan kunt u erg sceptisch overkomen want dat is een teken van weerstand.

 

Bijpassende lichaamstaal

Beginnen met spreken

 

Handen open in lijn met uw schouders

 

Zelfvertrouwen uitstralen

 

Tien vingertoppen tegen elkaar (dakje)

 

Uitleg geven bij uw argument

 

Hand(en) open alsof u voelt of het regent

 

Iets duidelijk stellen

 

Opgeheven vinger (of meerdere vingers)

 

Krachtig reageren

 

Een vuist maken

 

Precieze details geven

 

Toppen van de duim en wijs- of ringvinger bijeen