Stap voor stap: koop, volg en evalueer opleidingen
Opleidingen inkopen kunt u niet op de automatische piloot doen. Als inkoper van opleidingen moet u het proces van A tot Z begeleiden. Wat wilt u met de opleiding bereiken? En waar komt de behoefte vandaan om een opleiding, training of cursus te volgen? Pas als u die vragen kunt beantwoorden, kunt u de juiste opleiding inkopen. Daarom moet u van het begin tot het einde bij het proces betrokken zijn.
1. Doel van de opleiding
De behoefte om opleidingen te volgen komt binnen uw organisatie van twee kanten:
• Allereerst zijn er de werknemers zelf die een opleidingsbehoefte hebben. Zij willen bijblijven in hun vakgebied of hebben persoonlijke ontwikkelingsdoelen.
• Aan de andere kant heeft uw organisatie ook een verander- of opleidingsbehoefte. Daar zijn duizend-en-één redenen voor te bedenken: van veranderingen in de markt tot het omarmen van een nieuwe manier van werken.
De opleidingsbehoefte ontstaat door een hiaat in kennis of capaciteit. Daarmee is direct ook het doel geformuleerd: die leegte opvullen. Toch is het beter om verder te kijken en het werkelijke doel van de opleiding te benoemen. Denk daarbij aan doelen zoals ‘verzuim terugbrengen’ of ‘veiligheid op de werkvloer verhogen’. Hoe concreter het doel, des te beter.
2. Selecteer opleiders
Als u de behoefte in kaart heeft gebracht, moet u vervolgens op zoek naar een opleidingsinstituut. Om het juiste instituut te kiezen neemt u meerdere stappen:
• U doet een marktonderzoek naar potentiële aanbieders en stelt een longlist op.
• U legt uw behoefte naast het aanbod.
• U onderzoekt de praktische toepassing.
• U doet online research en bekijkt reviews en referenties en checkt of de opleiding over de nodige keurmerken beschikt.
• U bezoekt de website van de aanbieder of neemt telefonisch contact op om te ontdekken of de uitstraling en uitgangspunten aansluiten bij uw organisatie en doelen.
• U brengt de longlist terug tot drie á vijf partijen en vraagt hen een offerte uit te brengen. Een offerte is meer dan een prijsopgaaf. Door een offerte op te vragen, dwingt u de leverancier om een voorstel te doen dat toegespitst is op uw situatie.
3. Neuzen dezelfde kant op
U koopt de opleiding, maar uw collega gaat daadwerkelijk de schoolbanken in. Daartussen kan ruis ontstaan, want er zit een verschil tussen de inkoper en de cursist. Ga daarom samen om tafel en kijk naar de doelen van de opleiding. Formuleer de doelstellingen en benadruk het belang voor de werknemer zelf en voor de organisatie. Benadruk dat de werknemer verantwoordelijkheid heeft wat betreft de voorbereiding en neem samen door op welke onderdelen hij zijn aandacht moet vestigen.
Doorpakken
Als uw collega’s eenmaal zijn begonnen met de opleiding, kunt u nog niet achterover leunen. Houd contact met de cursisten en de opleider. Worden beloften nagekomen? Zijn de cursisten tevreden over het aanbod? Achterhaalt u nu een probleem, dan kunt u nog bijsturen. Grijpt u hier niet in, dan verliest de cursist zijn motivatie en kunt u uw investering als verloren beschouwen.
4. Diploma
Een certificaat of diploma is een tastbare herinnering aan de opleiding. Voor bepaalde functies en taken is er zelfs een wettelijke opleidingsplicht, een diploma en registratie mag dan niet ontbreken. Zo’n diploma werkt motiverend en is ook een vorm van beloning, dus voor alle partijen is het beter als daar een tastbaar bewijs van is.
5. Evaluatie
In het voortraject heeft u een doel opgesteld. Dat doel heeft u meetbaar gemaakt. Na de training gaat u evalueren. Wat had u voor ogen en is dit doel verwezenlijkt? Het is soms lastig om een concreet doel te formuleren, maar kies dan voor het effect dat de cursus op de werkvloer moet hebben. Zo zal een cursus timemanagement niet tot meer tijd leiden, maar kan deze wel minder verzuim door stress of een hogere productiviteit als gevolg hebben.
6. Vervolgopleiding
Nazorg is erg belangrijk. Een goed opleidingsinstituut zal direct met u meedenken over eventuele vervolgopleidingen. Zo moet een BHV-cursus jaarlijks worden herhaald. Maar ook andere opleidingen en cursussen die niet zo’n plicht hebben, vragen om vervolgcursussen en herhaaltrainingen. Een eerste stap is een zogenoemde terugkomdag. Daarvoor kan de opleider ook bij u langskomen.
Behoud de regie
Zelfs nadat de opleiding of training is gevolgd en de evaluatie is afgerond, moet u in beeld blijven bij de opleider en cursist. Ga na of er dankzij de opleiding het gewenste effect is bereikt. Dat is ook handig voor het moment dat u een opleiding zoekt voor een nieuwe groep collega’s. U weet nu uit ervaring wat de plus- en minpunten zijn van het opleidingsinstituut. Met die ervaringen kunt u uw keuze voor een opleidingsinstituut nog beter onderbouwen.
Dit stappenplan is een van de acht HR-kennisdossiers die het onafhankelijke Cedeo voor u heeft samengesteld. Tal van HR-gerelateerde onderwerpen worden in deze dossiers belicht. Zoals een checklist voor het selecteren van een opleider of hoe u het beste een outplacementtraject kunt ingaan. Geïnteresseerd in de andere kennisdossiers? Klik dan op de button.