Personeelsdossier

Beschrijving

Een personeelsdossier bevat gegevens die een werkgever over een werknemer vastlegt. Dit kan zowel digitaal als op papier. Het dossier wordt gebruikt voor administratieve, contractuele en functionele doeleinden en moet zorgvuldig worden beheerd in overeenstemming met privacyregels.

Verplichte onderdelen

De werkgever moet in elk geval de volgende gegevens opnemen:

  • Kopie van het identiteitsbewijs

  • Gegevens voor loonheffingen

  • Personeelskaart met persoonlijke gegevens

  • Arbeidsovereenkomst(en)

  • Functiebeschrijving

  • Ondertekende afspraken over arbeidsvoorwaarden

  • Correspondentie met de werknemer

  • Functionerings- en beoordelingsverslagen

  • Gegevens over ziekteverzuim, verlof en vakantie

Aanvullende gegevens

Eventueel kunnen ook worden opgenomen:

  • Sollicitatiegegevens

  • Opleidings- en ontwikkelverslagen

  • Waarschuwingen of verbetertrajecten

  • Verklaring Omtrent het Gedrag

  • Werkvergunning

Privacy

Een personeelsdossier mag alleen toegankelijk zijn voor de direct leidinggevende, de werknemer zelf en HR-professionals. Gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.

Verboden informatie

Tenzij uitzonderingen gelden, mogen de volgende gegevens niet worden opgenomen:

  • Gezondheid

  • Religie

  • Ras

  • Seksuele voorkeur

  • Politieke voorkeur

  • Vakbondslidmaatschap

  • Strafrechtelijke gegevens