VERDIEPINGSARTIKEL

Recht op inzage van persoonsgegevens uit personeelsdossier

Iedere werkgever verzamelt gegevens van zijn werknemers. Denk aan NAW-gegevens, een identiteitsbewijs, kopieën van arbeidsovereenkomsten, loonstroken, beoordelingsverslagen, verzuimregistratie, correspondentie met de HR-afdeling, aantekeningen van leidinggevenden, enzovoort. Dat alles bij elkaar vormt het ‘personeelsdossier’. Mag u informatie uit het personeelsdossier geheimhouden voor een werknemer?


1 augustus 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De term personeelsdossier is geen wettelijk begrip. In feite behoort alles wat met de persoon van de werknemer en zijn functioneren te maken heeft, tot het personeelsdossier. Hoe u de gegevens heeft opgeslagen, is niet direct relevant. Het maakt niet uit of de gegevens in een ouderwetse ringbandmap of in een modern ERP-systeem zijn opgenomen.

Inzagerecht volgens de AVG

Het inzagerecht is geregeld in de privacywetgeving. Tegenwoordig is dat de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het Nederlandse uitvloeisel daarvan, de Uitvoeringswet AVG. Simpel gezegd houdt het inzagerecht in dat elk persoon het recht heeft om aan organisaties te vragen welke persoonsgegevens van hem worden verwerkt. Van die persoonsgegevens moeten dan in principe kopieën aan hem worden verstrekt. Een organisatie mag daarvoor alleen redelijke administratiekosten in rekening brengen.

Op een inzageverzoek moet u binnen een maand reageren

Op een inzageverzoek moet u binnen een maand reageren. Bij ingewikkelde verzoeken kunt u dit nog eens met twee maanden verlengen en/of de betrokkene vragen om het inzageverzoek te specificeren. Reageert u niet op tijd of verstrekt u niet alle gevraagde gegevens, dan kan de betrokkene naar de rechter stappen.

Inzagerecht ook voor vertrouwelijke informatie

De hoofdregel is dat de werknemer recht heeft op inzage in (lees: kopieën van) zijn complete personeelsdossier. Hieronder vallen ook gegevens die een werknemer in het verleden al eerder heeft ontvangen, zoals een oude arbeidsovereenkomst. Ook die gegevens moet u als werkgever desgevraagd dus verstrekken.

Tot voor kort vonden rechters dat ‘interne werknotities’ niet onder het inzagerecht vielen. Denk bijvoorbeeld aan eigen aantekeningen van een leidinggevende. Die rechtspraak was discutabel: de wet maakt deze uitzondering immers niet.

In september 2019 is door Gerechtshof Den Haag dan ook uitgemaakt dat ook vertrouwelijke informatie in principe ‘gewoon’ onder het inzagerecht valt. Recenter, in juni 2020, oordeelde Rechtbank Midden-Nederland bovendien dat ook feitelijke of waarderende gegevens over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van een persoon onder het inzagerecht van de AVG vallen.

Kortom: interne werknotities kunt u tegenwoordig niet meer zomaar achterhouden als een werknemer vraagt om inzage in de persoonsgegevens uit zijn dossier.

Uitzonderingen op het inzagerecht

Het voorgaande sluit ook aan bij de hoofdregel: álle persoonsgegevens vallen onder het inzagerecht. Hierbij gaat het om alle gegevens die direct of indirect, al dan niet in combinatie met andere gegevens, herleidbaar zijn tot de persoon van de werknemer. Deze hoofdregel is behoorlijk hard. Maar hij is gelukkig niét absoluut. Hierna worden de belangrijkste uitzonderingen behandeld. Wees uzelf er echter van bewust dat u als werkgever een goede motivering zult moeten geven als u van mening bent dat zo’n uitzondering van toepassing is.

Uitzondering 1: buitensporige en herhaalde verzoeken

Als het inzageverzoek buitensporig is of meerdere keren wordt herhaald door de werknemer, hoeft u er als werkgever geen gehoor (meer) aan te geven. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek als: ‘Ik wil alle door mij verstuurde en ontvangen e-mails uit 2005 ontvangen’. Nog daargelaten of uw organisatie over zulke oude e-mails beschikt – dat zal normaal gesproken niet zo zijn – rechtvaardigt zo’n verzoek van u de vraag: ‘Waarom?’

Wat is het belang van de werknemer? Als de werknemer dat niet kan toelichten en het zou u onredelijk veel moeite kosten om aan het verzoek te voldoen, hoeft u er geen gehoor aan te geven. Het is in dat geval wel aan te raden om schriftelijk uit te leggen waarom u de gegevens niet aan de werknemer verstrekt.

Uitzondering 2: belangen van derden

Net zoals alle andere grondrechten, zijn privacyrechten nooit absoluut. Ieder persoon heeft bepaalde inbreuken op zijn eigen privacy te dulden én heeft rekening te houden met de privacy van anderen. Dat laatste speelt ook nadrukkelijk bij het inzagerecht. Een inzageverzoek mag er namelijk niet toe leiden dat de rechten of vrijheden van een derde geschonden worden.

Stel dat een werknemer om inzage in zijn complete personeelsdossier vraagt. In dat dossier zitten echter ook kritische aantekeningen van een leidinggevende en zelfs een klacht van een directe collega. Voor u als werkgever kan het noodzakelijk zijn die gegevens te anonimiseren. U laat dan dus wel zien wat er over de werknemer gezegd is, maar niet door wie.

Soms zal de werknemer dan echter nog steeds kunnen herleiden van wie de vervelende aantekening of klacht afkomstig is. In dat geval kan het zelfs gerechtvaardigd zijn om de betreffende informatie helemaal niet te verstrekken.

Hierbij speelt ook de algemene regel over ‘goed werkgeverschap’ een rol

Hierbij speelt ook de algemene regel over ‘goed werkgeverschap’ een rol: een werkgever moet rekening houden met de belangen van alle werknemers. Als een werknemer bijvoorbeeld vertrouwelijk een klacht indient over een collega, moet die werknemer erop kunnen vertrouwen dat zijn klacht ook echt vertrouwelijk blijft.

Uitzondering 3: het inzagerecht als ‘fishing expedition’

Ten derde is het inzagerecht niet bedoeld om bewijs te verzamelen. Het inzagerecht mag dus niet worden gebruikt voor een soort ‘fishing expedition’ naar belastend bewijsmateriaal. Dat heeft Rechtbank Noord-Nederland bepaald in een uitspraak uit april 2019.

Het inzagerecht is bedoeld om te verifiëren of iemands persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt en accuraat zijn. Aan een inzageverzoek dat als doel heeft bewijs te verzamelen voor een claim tegen u als (ex-)werkgever, hoeft u daarom niet of maar beperkt gehoor te geven.

Uitzondering 4: alleen relevante delen

Het inzagerecht geeft volgens de AVG recht op ontvangst van ‘kopieën van persoonsgegevens’. Dat is wat anders dan een recht op ontvangst van de complete documenten waarin die persoonsgegevens staan. U kunt dus regelmatig volstaan met het verstrekken van kopieën van delen van documenten die persoonsgegevens van de inzagevrager bevatten.

Beoordelen

Voor elke organisatie is het belangrijk het proces van het beoordelen van inzageverzoeken goed in te regelen. Neem in ieder geval altijd rustig de tijd om een inzageverzoek te beoordelen. Weeg daarbij de belangen van betrokken derden mee. Zeker als goed werkgever bent u dat verplicht. Er kunnen goede redenen zijn om bepaalde informatie niet of in geanonimiseerde vorm te verstrekken.

Rechtspraak over inzagerecht van privacywetgeving

In dit artikel worden een aantal rechtszaken aangehaald waarin het inzagerecht een rol speelde.

 

Wilt u de precieze overwegingen lezen? Ga naar rechtspraak.nl:

 

  • Hoge Raad, 25 maart 2016, ECLI (verkort): 508
  • Rechtbank Noord-Nederland, 23 april 2019, ECLI (verkort): 3761
  • Gerechtshof Den Haag, 17 september 2019, ECLI (verkort): 2398
  • Rechtbank Midden-Nederland, 15 juni 2020, ECLI (verkort): 2222