Hoe registreren we het geslacht van onze werknemers?

Question

In onze organisatie registreren we altijd het geslacht van werknemers. Mag dat wel? Zijn wij verplicht om het geslacht van onze werknemers te registreren, bijvoorbeeld in onze personeelsadministratie? Zo ja, welke opties zijn er voor het correct registreren van geslacht?

Accepted Answer

Of jouw organisatie verplicht is om het geslacht of de sekse van iemand te registreren, hangt af van het doel. In sommige gevallen is er een wettelijke verplichting om sekse of geslacht te registreren. Soms is sekseregistratie relevant voor de diensten of producten die jouw organisatie aanbiedt. Ook zijn er bepaalde wettelijke verplichtingen die om een geslachtsregistratie vragen (V&A).

In veel andere gevallen is sekseregistratie onnodig en komt het vooral voort uit gewoonte.

Nadelen sekseregistratie

Uitgangspunt is om geslacht of sekse vanuit privacyoverwegingen alleen te registreren als dat echt nodig is. Eén van de redenen om sekse niet te registreren, is omdat het onprettig kan zijn voor mensen die zich niet volledig herkennen in de indeling man en vrouw. Het dwingt hen in een hokje dat voor hen niet past.

Ook draagt sekseregistratie bij aan het in stand houden van de indeling man en vrouw, terwijl deze typerende indeling in veel situaties niet van belang is. Tot slot kan het terugdringen van onnodige sekseregistratie zorgen voor een efficiëntere en doelmatigere verwerking van gegevens.

Soms is sekseregistratie verplicht of relevant

Er is een zeer beperkt aantal situaties te bedenken waarin sekseregistratie binnen organisaties verplicht is. Zoals gezegd kan er een wettelijke verplichting zijn om sekse te registreren of te verwerken, bijvoorbeeld omdat je bepaalde gegevens aan een (overheids)instantie moet verstrekken.

Het is aan te raden bij de betreffende instantie na te vragen welke gegevens precies nodig zijn voor het beschreven doel. Je kunt de werknemer uitleggen wat de redenen zijn van de registratie. Dit is vanuit de privacywetgeving vaak een vereiste.

In andere situaties kan sekseregistratie relevant of nodig zijn om bepaalde redenen, bijvoorbeeld omdat jouw organisatie een voorkeursbeleid (artikel) voert om meer vrouwen aan de top te krijgen. Het kan dan nodig zijn om statistische gegevens over sekse van specifieke individuen te verzamelen. Hierbij moet je wel onder meer rekening houden met de gelijkebehandelingswetgeving.

Onnodige registratie van geslacht

Voorbeelden van onnodige sekseregistratie door organisaties zijn bijvoorbeeld:

sekseregistratie bij sollicitatieprocedures, tenzij hier een speciaal doel mee wordt gediend, zoals een emancipatiebeleid;
sekseregistratie van werknemers in personeelssystemen, bijvoorbeeld salarisadministratie, computersystemen, toegangspasjes en lidmaatschappen.

Is er geen aanleiding of noodzaak om sekse te registreren, dan doe je er goed aan dat niet (meer) te doen. Hiervoor moet je mogelijk formulieren wijzigen.

Bied een derde optie aan

Is het technisch, juridisch of beleidsmatig niet mogelijk om de registratie helemaal af te schaffen, dan kun je overwegen om een derde optie toe te voegen naast de twee bestaande opties ‘man’ en ‘vrouw’. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor de optie ‘ik identificeer me als’, gevolgd door een open veld waarin de werknemer zelf iets kan invullen.

Je kunt ook kiezen voor de optie ‘anders dan bovenstaande’. Probeer wel voorzichtig te zijn met termen als ‘anders’ en ‘overig’, omdat mensen deze als stigmatiserend kunnen ervaren. Eventueel kun je als optie ‘dat vind ik niet relevant’ of ‘dat zeg ik liever niet’ toevoegen.

Voor communicatiedoeleinden kun je ook vragen naar de gewenste aanspreekvorm, zoals ‘mevrouw’, ‘meneer’ of alleen de (achter)naam. Dit voorkomt bovendien dat je in de communicatie met de werknemer de verkeerde aanhef gebruikt.

Nationaliteit registeren

Komt een werknemer bij jouw organisatie in dienst, dan ben je verplicht om zijn identiteit te controleren. De nieuwe werknemer moet een origineel identiteitsbewijs tonen, bijvoorbeeld een paspoort, identiteitskaart of een vreemdelingendocument (geen rijbewijs).

Je moet het identiteitsbewijs controleren (tool) op de pasfoto, fysieke kenmerken (leeftijd en lengte), handtekening, nationaliteit en geldigheid. Je hoeft niet te controleren en registreren wat het geslacht is van de werknemer.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoe registreren we het geslacht van onze werknemers?

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Personeelsdossier