Mogen we personeelsdossiers in twee systemen opslaan?

Question

Moeten we onze personeelsdossiers vernietigen als we deze hebben geüpload in het HR-systeem of mogen we deze in onze eigen iCloud bewaren?

Accepted Answer

In personeelsdossiers staan persoonsgegevens, waardoor je te maken hebt met de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG geeft wettelijke kaders waarbinnen je op zoek moet naar de juiste invulling.

Wettelijke bewaartermijnen

Je bent niet per definitie verplicht om de personeelsdossiers te vernietigen zodra deze zijn geüpload in het HR-systeem. Jouw organisatie blijft onder de AVG de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke. Je mag personeelsdossiers ook in een eigen omgeving bewaren, op voorwaarde dat dit noodzakelijk is voor het doel van het verwerken van de gegevens.

Ook moet je rekening houden met de geldende bewaartermijnen (toolbox). Voor sommige zaken uit de dossiers bestaan concrete wettelijke termijnen, zoals loongegevens.  Daarnaast geldt dat opslag in iCloud een aanvullende verwerking is. Die moet:

noodzakelijk zijn (dus geen onnodige dubbele opslag);
passend beveiligd zijn (toegangsbeperking, encryptie);
contractueel zijn afgedekt (verwerkersovereenkomst met Apple/iCloud);
worden meegenomen in het verwerkingsregister van je organisatie.

Ontbreken deze waarborgen, dan is bewaren in iCloud niet toegestaan.

Dit antwoord is geschreven door Joris Bijvoets, eigenaar van AVG Compleet, e-mail: bijvoets@avg-compleet.nl

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Mogen we personeelsdossiers in twee systemen opslaan?

9 juni 2026

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Personeelsdossier