In hun privéleven zullen managers niet snel naar planningssoftware grijpen of zich afvragen hoe ze het inplannen van hun vrije tijd kunnen optimaliseren. In werksituaties is een formele planning vaak onmisbaar. Welke vormen zijn er?
Investeringen van organisaties, of dat nu in geld of tijd is, zijn altijd gerelateerd aan het doel dat behaald moet worden en aan de gestelde kwaliteitseisen. Dit spanningsveld vormt voor leidinggevenden het speelveld waar ze hun planningen op moeten loslaten. Hieronder passeren enkele alledaagse planningsvormen de revue.
Agendaplanning richt zich op het zo logisch mogelijk indelen van tijd. Managers willen uiteraard zo efficiënt mogelijk met hun tijd omgaan. Ze maken een agendaplanning per uur, dagdeel of dag. Dit hangt vooral af van de eisen die de omgeving aan de planning stelt. Een gespecificeerde planning is bijvoorbeeld handig voor een detacheringorganisatie die de tijd van gedetacheerden in uren moet vangen.
Takenplanning is een planningsvorm waarbij bepaalde taken aan specifieke werknemers worden toebedeeld. Deze werkwijze is vooral geschikt voor managers in organisaties waar het eindproduct of de einddienst bestaat uit de samenkomst van verschillende interne disciplines. Zo werken reclamebureaus vaak met een takenplanning, waarbij een tekstschrijver, accountmanager en een grafisch vormgever samen voor het eindproduct zorgen (bijvoorbeeld een brochure). Deze werknemers werken elk op bepaalde momenten aan het project. De volgorde waarin deze disciplines worden ingepland, is essentieel. Werknemers kunnen de ene taak namelijk pas verrichten als de andere voltooid is. Er is sprake van taakafhankelijkheid.
Projectplanning behelst het stroomlijnen van alle taken en activiteiten die projectleden uitvoeren. Hierbij gaat het niet alleen om het behalen van het gewenste eindresultaat, maar ook over de weg ernaartoe. Leidinggevenden kunnen de kosten beheersen door precies genoeg, niet te veel en zeker niet te weinig tijd en mankracht in te plannen.