Efficiënt en doelgericht werken

Efficiënt werken en niet verzand raken in details of in zaken die eigenlijk in het takenpakket van iemand anders horen, is een uitdaging. Afstand nemen en een actielijst maken helpt.

14 juli 2017 | Door redactie

Elke dag een actielijst maken of bijstellen voor de volgende dag is een fijne afsluiter van de werkdag. De actielijst bestaat uit een opsomming van uit te voeren taken, in willekeurige volgorde. Daarna stelt u de prioriteiten vast, waarbij u belangrijke taken bovenaan de lijst zet en taken die kunnen wachten, doorschuift. Dat hoeft niet te wachten tot het einde van uw dag;  ook midden op de dag kan het nuttig zijn om even afstand te nemen en opnieuw de prioriteiten te bepalen. Dat voorkomt werkstress. Belangrijk voor de planning (tool), waarin u uw taken in tijdsblokken verdeelt, is het om in te schatten hoe veel tijd een taak in beslag neemt en om ruimte in te bouwen voor pauzes.

Benodigde informatie op tijd verzamelen

Soms is het niet mogelijk om direct te starten met een taak, omdat u moet wachten op input of een reactie van iemand anders. Zelf initiatief nemen en die input opvragen zorgt ervoor dat u tijdig aan uw deel van de klus kunt beginnen. Daarnaast is het belangrijk om geen taken te accepteren die buiten de eigen bevoegdheid of verantwoordelijkheid vallen, want dat kost extra tijd en is daardoor niet efficiënt. Het is beter om in zo’n situatie het werk over te dragen aan een collega.

Het evalueren van de actielijst kan tijd opleveren

Af en toe een momentje van bezinning kan heel nuttig zijn. Duren taken steeds langer dan de tijd die ervoor stond, dan moet u in het vervolg meer tijd inplannen om de taak uit te voeren. Het evalueren (tool) van de actielijst kan hierdoor op den duur ook tijd opleveren. Wat is er aan het einde van de week terechtgekomen van de taken op de actielijst? Filter de problemen eruit en pak het de week erna op een andere manier aan. De werkplek opruimen is een prettig klusje voor tussendoor. Spullen zijn op een opgeruimd bureau makkelijker op te sporen en het geeft naast ruimte op de werkvloer ook ruimte in uw hoofd.