Goede voorbereiding vergadering is halve werk

Vergaderingen moeten niet onnodig lang duren. Deelnemers sukkelen dan langzaam in slaap en de hele vergadering zal waarschijnlijk niet efficiënt verlopen. Een goede voorbereiding van een vergadering is dan ook het halve werk. En daar is voor u een taak weggelegd. Want met een goede voorbereiding kunt u ervoor zorgen dat de vergadering vlot en gestructureerd verloopt.

13 juni 2013 | Door redactie

Wat kunt u doen om een vergadering goed voor te bereiden? Om te beginnen moeten deelnemers belangrijke agendapunten tijdig indienen. Taken kunnen dan nog voor de vergadering verdeeld worden. Eventueel kunnen de deelnemers nog een voorbespreking houden. Vervolgens maakt u een zorgvuldige selectie van deelnemers, want met 300 man vergaderen zal geen vruchten afwerpen. Uitnodingen verstuurt u tijdig om het risico op afhakende deelnemers zo klein mogelijk te houden. De vergaderagenda stelt u aantrekkelijk op, wat wil zeggen: helder omschreven en met een reële tijdsplanning.

Hulpmiddel voor voorbereiden van een vergadering

Wilt u verder lezen over hoe u een vergadering het beste kunt voorbereiden? Breng dan eens een bezoekje aan de tools van Office Rendement. Daar vindt u onder meer de tool ‘Voorbereiden van een vergadering’, een handig hadvat om een vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen.