Tips voor een geruisloze verhuizing

Als uw organisatie gaat verhuizen naar een ander pand, moeten klanten daar zo min mogelijk hinder van ondervinden. Maar ook voor de medewerkers is het prettig als zij zo gewoon door kunnen werken zonder lange onderbrekingen. Hoe beter u de verhuizing voorbereidt, hoe geruislozer deze verloopt. Gebruik daarbij een handige checklist.

3 juni 2013 | Door redactie

Een bedrijfsverhuizing moet zo geruisloos mogelijk verlopen. Het is de bedoeling dat klanten en medewerkers er zo weinig mogelijk hinder van ondervinden. Dat is een hele uitdaging, want hoe kunt u nu doorwerken terwijl om u heen alles wordt ingepakt? Door de verhuizing stapsgewijs uit te voeren en op tijd te beginnen met de voorbereiding. Dat lukt het best als u een draaiboek maakt. U weet dan van maand tot maand, week tot week en dag tot dag wat u te wachten staat. Ook kunt u inspelen op onverwachte situaties. Een plan B mag dan ook niet ontbreken.

Plannen met een draaiboek

Maak een draaiboek met een lange termijnplanning en een voor de korte termijn. Zaken als verhuizer selecteren, archiefverhuizing en -vernietiging, containers bestellen et cetera moet u ruim van te voren regelen. Ook de communicatieafdeling moet op tijd ingeschakeld worden. denk aan vermelding van het nieuwe adres op allerlei media die uw organisatie publiceert en het informeren van externe relaties. Maak voor de medewerkers een aparte verhuisinstructie. Moeten ze zelf inpakken of wordt dat gedaan, hoe moeten spullen verpakt en gelabeld worden en andere praktische zaken. In de nieuwe Office Rendement (nummer 6) leest u hoe u een bedrijfsverhuizing organiseert. Een checklist kunt u vinden in het traject Bedrijfshuisvesting op de website van Office Rendement.