Vergadering afgelopen? Vergeet de nazorg niet!

Een vergadering kan nog zo efficiënt verlopen, als de deelnemers niets doen met de besproken punten is het ook maar wat geklets in de ruimte. Of een vergadering succesvol is of niet, zit hem dan ook vooral in de acties die uit de vergadering voortvloeien. U kunt hier als notuliste een steentje aan bijdragen door te denken aan goede nazorg van de vergadering.

20 juni 2013 | Door redactie

De zogenoemde ‘harde kant’ van een vergadering (structuur aanbrengen, afspraken maken) is meestal het probleem niet. Het is de ‘zachte kant’ (afspraken ook echt nakomen, hierover communiceren) waar werknemers vaak de mist ingaan. Het helpt als u ervoor zorgt dat het vergaderverslag snel bij alle deelnemers terecht komt. Gaat hier te lang overheen, dan staan de gemaakte afspraken niet meer bovenaan het prioriteitenlijstje. Laat uw verslag ook niet te lang zijn. Als lezers door een brij aan irrelevante zaken moeten ploeteren, vergroot u de kans dat ze gemaakte afspraken links laten liggen. Mededelingen, besluiten en acties moeten meteen van het papier of scherm afspatten. Duidelijk, actie, nú!

Afspraken vergadering moeten realistisch zijn

Een tijdig aangeleverd en helder, bondig opgesteld verslag is nog geen garantie voor succes. Zo kan er ook onrealistisch veel afgesproken zijn, of zijn niet de juiste personen aan de juiste actiepunten gekoppeld. Het is waarschijnlijk niet ‘uw pakkie an’ om dat varkentje te wassen. Maar als u merkt dat deelnemers aan een vergadering consequent afspraken niet nakomen, kunt u dat natuurlijk wel aankaarten bij uw manager. Daar is uiteindelijk de hele organisatie bij gebaat. Neem ook eens een kijkje bij de vaktools van Office Rendement voor handige vergadertips.