VERDIEPINGSARTIKEL

POP introduceren bij de medewerkers

Wilt u dat medewerkers enthousiast aan de slag gaan en een doordacht POP opstellen, dan moet u stilstaan bij de manier waarop u dit introduceert. Er zullen vast medewerkers zuchten en steunen, omdat ze tijd en aandacht in het plan moeten steken. Toch is een POP vooral een kans om hun loopbaan een stimulans te geven en hun werkplezier te vergroten. Als u dat kunt overbrengen, krijgt u de meesten wel aan boord.


13 augustus 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het POP is een instrument van de medewerkers zelf. Zij moeten het werk verzetten en initiatief nemen. U begeleidt vooral, bent vraagbaak en kunt medewerkers helpen om oplossingen te vinden voor zaken waar ze tegenaan lopen.

Als medewerkers niet goed begrijpen waar het POP voor dient, het nut er niet van inzien of om een andere reden hun kont tegen de krib gooien, weet u bij voorbaat al dat het plan weinig zal opleveren. Een goede introductie van werken met een POP is daarom onontbeerlijk. Daarbij ligt het initiatief juist wel nadrukkelijk bij u.

Organisatiestrategie en het POP

Een POP is nooit een losstaand document. Het heeft pas waarde voor uw organisatie, als het aansluit bij de organisatiestrategie. Alle medewerkers die aan hun ontwikkeling werken met een POP, werken immers ook samen aan de ontwikkeling van de organisatie. Hoewel hun persoonlijke doelstellingen zullen verschillen, dragen ze allemaal bij aan een overkoepeld organisatiedoel.

Organisatiedoelen

Voordat u aan de slag gaat met het POP, moet u duidelijk voor ogen hebben wat de doelen van uw hele organisatie zijn. Een doel kan bijvoorbeeld zijn groei van de organisatie met een bepaald percentage of het aanboren van nieuwe markten. Vervolgens is het zaak om op organisatieniveau vast te stellen welke kwaliteiten, kennis en vaardigheden nodig zijn om die doelen te bereiken. Dit is vervolgens waar teams en individuele medewerkers mee aan de slag kunnen.

Doel van werken met ontwikkelplannen

Denk goed na over de doelen die u wilt bereiken met het werken met een POP. Waarom is het een goed instrument voor uw organisatie? Wat wilt u precies bereiken met het inzetten van dit instrument? U moet dit zelf goed voor ogen hebben, voordat u het aan de medewerkers kunt uitleggen. 

Een doel van het POP kan bijvoorbeeld zijn dat de ontwikkeling van individuele medewerkers beter aansluit bij de doelstellingen van uw organisatie. Maar het kan ook juist bedoeld zijn om medewerkers meer grip te geven op hun eigen ontwikkeling. Een POP kan daarbij houvast bieden.

Of u kunt het gebruiken om medewerkers beter te kunnen aanspreken op de verantwoordelijkheid die ze dragen voor hun eigen ontwikkeling. Daarnaast kan het een goed instrument zijn om medewerkers gerichter te begeleiden. 

Context schetsen voor medewerkers

Vertelt u medewerkers dat u met een POP wilt gaan werken, wees dan eerlijk en duidelijk over de organisatiedoelen. Als zij weten wat de achterliggende gedachte is, zullen ze er eerder enthousiast mee aan de slag gaan.

U kunt beginnen met de organisatiedoelstellingen en deze eventueel toespitsen op teamdoelstellingen. Vervolgens kunt u uitleggen waarom en hoe iedere medewerker hierin een waardevolle rol kan spelen.

Investeren in zichzelf

Medewerkers begrijpen heus wel dat de werkgever niet in hun ontwikkeling investeert uit de goedheid van zijn hart, maar dat hij ook wil dat dit de organisatie ten goede komt. Het is belangrijk om daar eerlijk over te zijn.

Het mooie van werken met een POP is juist dat het daarnaast een heel goed instrument is om de medewerker ook in zichzelf te laten investeren. Zo kan hij bijdragen aan de koers van de organisatie en tegelijk aan zijn eigen werkplezier en arbeidsmarktpositie werken.

Twee vliegen in één klap!

Er is niets mis met gezond eigenbelang van de organisatie én de medewerker. Waar het om draait is het vinden van een gedeeld belang. Het POP kan helpen om dat belang te vinden en de gedeelde doelen te bereiken.

Nieuwe werkwijze introduceren

Als u de doelstellingen uit de doeken heeft gedaan, kunt u het persoonlijk ontwikkelingsplan zelf introduceren. Zeker als medewerkers nog nooit een POP hebben opgesteld, is het belangrijk om daar voldoende aandacht aan te besteden.

Maar dit geldt ook als medewerkers in het verleden bij uw – of een andere – organisatie al eens met een POP hebben gewerkt. Dit instrument opnieuw introduceren kan in het verleden opgedane minder positieve ervaringen vaak goed verzachten. Zo zijn medewerkers eerder bereid om het POP toch weer een eerlijke kans te geven.

Aanspreken op verantwoordelijkheid

Wilt u het werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen goed introduceren bij medewerkers, dan is het zaak om hun eigen verantwoordelijkheid te benadrukken. Medewerkers krijgen veel steun, maar ze hebben ook een eigen verantwoordelijkheid om waardevol te blijven voor de organisatie én buiten de organisatie.

Zorg er wel voor dat u dit op een positieve manier insteekt. Mensen bang maken is niet productief: u bereikt geen optimale resultaten als mensen een POP invullen omdat ze bang zijn voor een slechte beoordeling. Het POP is een middel, géén doel.

U laat medewerkers niet met een POP werken omdat ze niet voldoen aan de eisen van de organisatie. U doet het omdat de medewerkers met behulp van dit instrument de organisatie samen verder kunnen helpen.

Ondersteunen waar nodig

Medewerkers zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkelingsplan. Het is zaak dat u niet meteen al probeert uw medewerkers in een bepaalde richting te sturen of oplossingen voor problemen en knelpunten aan te reiken.

Voor de meeste (zelfstandige) medewerkers is het goed om hen te laten weten dat u bereid bent mee te denken en hen te ondersteunen als ze daarom vragen. Zo zoeken ze eerst zelf naar oplossingen.

Het is wel zaak dat ze weten dat u het niet als falen ziet als ze inderdaad aankloppen voor hulp.

Erkennen dat je hulp of advies nodig hebt, is immers óók verantwoordelijkheid nemen!

De baas betaalt

Naast advies, meedenken en praktische hulpmiddelen, hebben medewerkers vaak ook financiële steun nodig voor hun plannen. Zo willen ze graag dat de baas hun opleiding betaalt. Maar ook begeleiding op de werkvloer door een ervaren collega kost vaak tijd en dus geld.

Het is dus belangrijk dat u weet wat het budget is en met de medewerker samen nadenkt over manieren om dit optimaal te benutten. Deze hulp heeft de medewerker in ieder geval van u nodig.

Tsjakka!

Pas op dat u niet als een Emile Ratelband tekeergaat – ‘tsjakka! tsjakka!’ – maar wel oog houdt voor de nuance. Het POP is geen wondermiddel om een droombaan of een dikke promotie te bemachtigen. Het kost wel degelijk tijd en medewerkers kunnen bij de uitvoering ervan tegen heel wat obstakels aanlopen. Het proces kan heel gemakkelijk verlopen, maar ook soms heel frustrerend zijn.

 

Als u het POP voorstelt als een wondermiddel, kan de ­realiteit alleen maar tegenvallen. Dat werkt na verloop van tijd juist ontmoedigend. Maak duidelijk dat het POP hen goed kan helpen om hun doelen te bereiken, maar dat ze wel zelf het werk moeten verzetten.