Bedrijfsdocumenten naar privémail: toegestaan

Vermoedt u dat een (ex-)werknemer misbruik maakt van bedrijfsgegevens, maar heeft u hier geen duidelijk bewijs voor, dan zal uw juridische positie in een eventuele rechtszaak zwak zijn. Om te voorkomen dat uw organisatie in zo’n positie belandt, kunnen duidelijke bedrijfsregels helpen.

10 september 2015 | Door redactie

Onlangs moest de rechtbank Gelderland zich uitspreken over een werknemer die een extern databestand van zijn werkgever naar een privé-e-mailadres had gestuurd. Na het verzenden van deze informatie trad de werknemer al snel uit dienst. Zijn voormalig werkgever ontdekte vervolgens de mail en vertrouwde de zaak niet. De werknemer zou de gegevens kunnen gebruiken in een nieuwe baan bij een concurrent. Uit vrees hiervoor wilde de werkgever daarom het handelen van de werknemer als een onrechtmatige daad laten verklaren.

Werkgever kan misbruik van gegevens niet bewijzen

Volgens de rechter handelde de werknemer echter niet onrechtmatig en hoefde hij daarom geen schadevergoeding aan de werkgever te betalen. Hoewel de werknemer het databestand naar een e-mailadres buiten het bedrijfsnetwerk had verzonden, stond niet vast dat hij dat bestand ook buiten zijn werk om had gebruikt. De werknemer zelf stelde dat hij de gegevens had gebruikt om thuis te kunnen werken. De werkgever kon hiertegen geen bewijs inbrengen. Angst voor misbruik van de gegevens leidde niet tot schending van het gebruiksrecht (van de data).

Stel reglement op voor gebruik van bedrijfsdocumenten

De rechter oordeelde ook dat de wet het verzenden van informatie naar een privé-e-mailadres in principe niet verbiedt en dat dit ook (nog) niet in strijd is met ongeschreven recht. Een werkgever die dergelijke handelingen wil reguleren, moet een passend bedrijfsreglement opstellen. Wat een werknemer dan wel en niet mag, zal onder meer afhankelijk zijn van zijn functie, de risico’s, de documenten waarmee hij werkt en zijn mogelijkheden bij thuiswerken.
Zo’n bedrijfsreglement had de werkgever uit deze zaak niet opgesteld. Regels over het gebruik van bedrijfsdata kwamen alleen voor in het geheimhoudingsbeding, maar daar deed hij geen beroep op.
Rechtbank Gelderland, 3 juni 2015, ECLI (verkort): 5299