Komt privémail in de CRM-software terecht?

Misschien heeft uw organisatie CRM-software waar de e-mail in geïntegreerd is. Betekent dit nu dat ook uw sporadische privémailtje terechtkomt in het systeem, en dat iedereen die toegang tot het systeem heeft die mailtjes ook kan lezen?

22 december 2015 | Door redactie

Veel CRM-systemen met e-mailintegratie slaan de mails van een organisatie op. Zij koppelen deze dan aan de naam van een klant, een contactpersoon binnen de organisatie of een deal. Dat zou gebruikers ongerust kunnen maken, omdat dan ook privémailtjes in het CRM-systeem terecht kunnen komen. Toch is dat niet zo; als een relatie niet in het systeem staat – en doorgaans is dat niet zo bij een privérelatie – en de mail ook niet aan een deal gekoppeld kan worden, leest het systeem hem niet in. Internetjurist Arnoud Engelfriet merkt ook op dat een organisatie de CRM-software zo in kan stellen dat medewerkers bij het sturen van privémail via het bedrijfsaccount een berichtje zouden kunnen ontvangen als ‘U mailt naar een onbekende ontvanger, voeg deze eerst toe als zakelijke relatie in het CRM’.

Manager mag mails niet lezen

Dergelijke geautomatiseerde berichten zijn geen inbreuk op de privacy. Anders wordt het als een manager een overzicht zou krijgen van privémails die niet in het systeem opgenomen kunnen worden omdat ze niet gekoppeld kunnen worden. Die manager zou die mails dan niet mogen lezen; dat is wél een aantasting van de privacy.